Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: Fundusz, ZFŚS) tworzony jest z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Mówi o tym art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2022 roku, poz. 923) – dalej: ustawa o ZFŚS[1].

Na początku roku pracodawca dokonuje odpis na ZFŚS według planowanego (szacunkowego) zatrudnienia, natomiast na w końcu roku odpis koryguje w oparciu o faktyczne zatrudnienie.

Korekta dokonywana jest w terminie do 31 grudnia każdego roku.

Zdarza się, że pracodawcy zwlekają z korektą i nie dokonują jej w terminie. Warto pamiętać, że korekta odpisu to nie tylko dokonanie obliczeń i korekty w księgach. Najczęściej jest to również ruch środków na rachunku bankowym ZFŚS.

Odpis – jaka to kwota?

Wiele zależy od tego z jakim rodzajem pracodawcy mamy do czynienia. Ustalanie wysokości odpisu odbywa się według różnych zasad u różnych pracodawców. Na przykład w firmach prywatnych istnieje możliwość ustalenia dowolnej kwoty odpisu (oczywiście po spełnieniu ustawowych warunków). Z kolei w jednostkach budżetowych, kwota odpisu ustalana jest zgodnie z wytycznymi ustawy o ZFŚS i nie może być ani niższa, ani wyższa niż zakłada ustawodawca. Natomiast odpis w publicznych placówkach oświatowych ustalany jest zarówno w oparciu o ustawę z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1762, z późn. zmianami), jak i o ustawę o ZFŚS. Jest to bardziej skomplikowany proces, zwłaszcza jeśli placówka oświatowa ma pod swoją opieką na przykład emerytowanych nauczycieli. W publicznych placówkach oświatowych trzeba rozróżnić odpis na pracowników administracji i obsługi oraz na nauczycieli.

Podstawa do naliczenia odpisu na pracowników
(oprócz nauczycieli do których ma zastosowanie Karta Nauczyciela)

Podstawę naliczania odpisu na pracowników (administracji i obsługi) reguluje Rozporządzenie MPiPS w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS [2], zgodnie z którym podstawę naliczania odpisu, stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

 

 

Wysokość odpisu na pracowników
(oprócz nauczycieli zatrudnionych na podstawie Karty Nauczyciela)

Odpis na pracowników administracji i obsługi dokonywany jest na podstawie art. 5 ustawy o ZFŚS [1]. Wysokość odpisu podstawowego, wynosi na jednego zatrudnionego: 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Od 2012r. mamy „zamrożenie” kwoty odpisu i co roku ustawodawca dodaje nowy artykuł, który mówi nam co mamy rozumieć w danym roku przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej.

Na przykład w 2022 roku, za sprawą art. 5k ustawy o ZFŚS przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej „należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego”.

Kwota ta wynosi 4434,58 zł (Monitor Polski z 2020 r. poz. 195) [3].

Dodam, że wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa powyżej.

Wysokość odpisu w 2022 roku

Wysokość odpisu na jednego pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy wynosi w 2022 roku 1662,97 zł na rok. Ta wysokość odpisu dotyczy pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy przez cały rok. W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że odpis na pracownika zatrudnionego na przykład na pół etatu przez cały rok, wynosi połowę ww. kwoty.

Natomiast wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, w 2022 roku wynosi 2217,29 zł, jeśli pracownik był zatrudniony przez cały rok w pełnym wymiarze czasu pracy.

Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi odpowiednio:

• w pierwszym roku nauki 5%
• w drugim roku nauki 6%,
• a w trzecim roku nauki 7%
  przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa powyżej.

 

 

Podstawa do naliczenia odpisu dla nauczycieli zatrudnionych na podstawie Karty Nauczyciela oraz wysokość odpisu

Podstawa naliczenia odpisu dla nauczycieli wynika z ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. – Karta Nauczyciela[4]. „Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku.”

W 2022r. kwota bazowa jest „zamrożona” na poziomie kwoty obowiązującej w dniu 1 stycznia 2019r. i wynosi 3045,21 zł.

Odpis na ZFŚS dla nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć przez cały rok wynosi zatem w 2022 roku 3349,73 zł (110% kwoty bazowej).  

Jak obliczyć odpis na pracowników?

Chcąc obliczyć odpis na pracowników, należy zacząć od ustalenia przeciętnego zatrudnienia. Na początku roku ustalamy odpis w oparciu o planowane przeciętne zatrudnienie. Rozporządzenie MPiPS w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS [2] wyjaśnia jak obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w obrębie roku, tj. wskazuje, że przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.

 

Ten sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy.

Niestety ww. rozporządzenie nie ustala jak obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w obrębie miesiąca. Z tego powodu posługujemy się metodami statystycznymi.  

W praktyce stosuje się trzy metody ustalania przeciętnego zatrudnienia
(w obrębie miesiąca):

• uproszczona,
  (zsumowanie dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanego wyniku przez 2),
• średniej arytmetycznej ze stanów dziennych, (zsumowanie stanów zatrudnienia ze wszystkich dni miesiąca i podzielenia uzyskanej sumy przez liczbę tych dni),
• średniej chronologicznej,
  (zsumowanie połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca
  i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanego wyniku przez 2).

Pracodawca wybiera jedną z ww. metod i na jej podstawie oblicza odpis. Nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że wybór metody obliczania ma wpływ na wysokość odpisu. Warto zatem zastanowić się nad wyborem konkretnej metody i dostosować ją do częstotliwości zmian zatrudnienia w danym zakładzie pracy. Wybraną metodę stosujemy zarówno do obliczenia odpisu na podstawie planowanego zatrudnienia, jak i do korekty odpisu.

Kogo liczymy do przeciętnego zatrudnienia?

W przeciętnej liczbie zatrudnionych pracodawca uwzględnia w szczególności:

• wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie Kodeksu Pracy i Karty Nauczyciela, nawet jeśli zatrudnieni są jedynie przez część roku. Przeliczenie przeciętnego zatrudnienia dokonujemy proporcjonalnie do okresu zatrudnienia i wymiaru czasu pracy,
• pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich,
• pracowników przebywających na różnego rodzaju urlopach (w tym urlopie macierzyńskim, wychowawczym, rodzicielskim, ojcowskim, bezpłatnym). Można znaleźć rozbieżne informacje na temat pracowników na urlopach bezpłatnych, ale kwestia ta została rozstrzygnięta jednoznacznie w 2015r. Posiadam też interpretację PIP w tym zakresie.

 

 

Kogo nie wliczamy do przeciętnego zatrudnienia?

Do przeciętnego zatrudnienia nie liczymy m.in.:

• osób, z którymi pracodawca zawarł umowy cywilnoprawne, jak np. umowa zlecenia lub umowa o dzieło,
• pracowników młodocianych ze względu na odmienny sposób naliczania odpisu oraz
• nauczycieli uzupełniających etaty w szkole, w której etat uzupełniają. Odpis dla nauczycieli uzupełniających etaty liczony jest w pełnym zakresie w tzw. szkole macierzystej, która zatrudnia nauczyciela.

Jak krok po kroku dokonać korekty odpisu?

Na początku roku pracodawca obliczył odpis wg planowanego zatrudnienia, a na końcu roku (do 31 grudnia) dokonuje korekty obliczonego odpisu wg faktycznego zatrudnienia. W praktyce oznacza to powtórne ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku na podstawie faktycznie dokonanego zatrudnienia i porównanie stanu z wynikami ustalonymi na początku roku. Działania te mają na celu weryfikację, czy wysokość odpisu została ustalona prawidłowo.

Jakie kroki wykonać, aby skorygować odpis?

1. Dokonać powtórnego ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych na podstawie faktycznego zatrudnienia, stosując tą samą metodę statystyczną wybraną na początku roku.
2. Porównać ustalenia z wynikami z początku roku.
3. W przypadku niedoboru lub nadmiaru należy dokonać korekty odpisu, co wiąże się z zapisami w księgach oraz ruchem środków na rachunku bankowym. Jeśli na początku roku dokonano zbyt wysokiego odpisu, pracodawca na koniec roku wycofuje nadpłaconą kwotę. Natomiast, jeśli pracodawca przekazał niewystarczającą ilość środków, wówczas zobowiązany jest niezwłocznie uzupełnić braki – przekazuje brakujące środki na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS. 

Publiczne placówki oświatowe a odpis na emeryta

Pracodawca będący publiczną placówką oświatową oprócz odpisu na pracowników, dokonuje odpisu dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne. Odpis ten wynosi 5% pobieranych przez nich emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych (art. 53 ust. 2 Karty Nauczyciela)[4]. Dodatkowo może dokonać zwiększeń odpisu na podstawie ustawy o ZFŚS [1] na emerytów i rencistów, którzy nie byli nauczycielami. Zwiększenie to wynosi 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, (stanowiącego podstawę naliczenia odpisu na pracownika administracji lub obsługi).

 

 

Czy korygujemy odpis na emerytów i rencistów?

Nie ma przepisów, które mówiłyby o korekcie odpisu ze względu na zmieniającą się w ciągu roku liczbę emerytów i rencistów.

Czy korygujemy odpis na emerytów i rencistów nauczycieli?

Moim zdaniem nie korygujemy liczby emerytów, rencistów, ani nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, (podobnie jak ma to miejsce przy pozostałych emerytach i rencistach).
Natomiast, jeśli naliczyliśmy kwotę odpisu na emerytów i rencistów nauczycieli (lub na nauczyciela pobierającego nauczycielskie świadczenie kompensacyjne) w niewłaściwy sposób, ponieważ na przykład na początku roku emeryt nieprawidłowo podał nam wysokość swojej emerytury, a potem skorygował swoje oświadczenie, lub przedstawił decyzję ZUS albo PIT, to wtedy moim zdaniem należy skorygować wysokość dokonanego odpisu na emeryta nauczyciela.

Gdzie znajdę więcej informacji na temat odpisu i jego korekty?

Więcej informacji na temat odpisu, wraz z licznymi przykładami liczbowymi oraz praktycznym arkuszem kalkulacyjnym do obliczenia przeciętnego zatrudnienia i odpisu (korekty odpisu) zamieściłam w Akademii ZFŚS – Praktycznym Kursie. Szczegóły tutaj

www.aserto.edu.pl/odpis

🔴Jeśli wpis Ci się podobał i wniósł dla Ciebie wartość, udostępnij go, aby i inni mogli z niego skorzystać.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2022 roku poz. 923).
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009r. Nr 43, poz. 349).
3. Obwieszczenie Prezesa GUS z dnia 19 lutego 2020r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2019r. i w drugim półroczu 2019r. (M.P. z 2020r., poz. 195).
4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela, (tekst jednolity Dz. U. z 2021r. poz. 1762 z późn. zmianami).

Ważne:

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.

 

Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia praktycznego jej autora i jest aktualna w chwili jej publikacji. Podane w niej informacje, zaproponowane rozwiązania i wskazówki dotyczą sytuacji typowych. Wskazane propozycje mogą wymagać dodatkowych konsultacji, w celu dostosowania do wewnętrznej sytuacji w zakładzie pracy. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autor oraz wydawca nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w niniejszej publikacji wskazówek, przykładów i informacji do indywidualnych, nietypowych przypadków. Informacje zawarte w niniejszej publikacji nie mają charakteru porady czy opinii prawnej. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny.