Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) pracodawca może finansować między innymi pomoc rzeczową, pieniężną oraz bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Bony i różnego rodzaju karty upominkowe, wbrew temu co niektórzy uważają, nie są pomocą rzeczową ani finansową. Z jakiego powodu zwracam na to uwagę? Jest to istotne przede wszystkim przy ustaleniu opodatkowania.

Zbliża się czas świątecznego szaleństwa i prezentów. Jak będzie on przebiegał  w nowych warunkach w związku z epidemią? Jak wpłynie to na możliwości zakupu prezentów, realizacji bonów czy kart przedpłaconych, skoro wiele sklepów zostało zmuszonych do zaprzestania działalności stacjonarnej? Może być różnie, ale dobra wiadomość jest taka, że na wiele rzeczy mamy wpływ i warto to wykorzystać.

Co można finansować z ZFŚS?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), to fundusz przeznaczony na konkretne cele. Tworzony jest przez pracodawców na podstawie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych [1]. Jest obowiązkowy w jednostkach budżetowych, w tym publicznych placówkach oświatowych.

Środki ZFŚS przeznaczone mogą być jedynie na:

• finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu,
• dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych
• na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

W placówkach oświatowych w ramach ZFŚS organizowana jest działalność socjalna, którą stanowi miedzy innymi udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. I właśnie ten rodzaj pomocy omówię szerzej w niniejszym artykule.

Kto jest uprawniony do korzystania z ZFŚS?

Ustawodawca uprawnił do korzystania z ZFŚS następujące osoby:

• pracowników i ich rodziny,
• emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny
• inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS.

Pracodawca w regulaminie ZFŚS powinien uszczegółowić kogo uważa za członków rodziny uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Może to być bardzo szeroka definicja, albo wąska jak np.: małżonek i dzieci do lat 18 lub np. 25, jeśli się uczą. Wiele zależy od możliwości finansowych ZFŚS.

[autopromocja] - Szczegóły na www.akademiazfss.pl

Co to jest pomoc materialna?

Do pomocy materialnej możemy zaliczyć na przykład pomoc pieniężną (finansową), różnego rodzaju paczki dla osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, zakup odzieży, obuwia, opału, zabawek dla dzieci, bony towarowe, talony, karty podarunkowe, karty przedpłacone i inne.

Niektórzy pracodawcy praktykują udzielanie świadczeń w postaci paczek okolicznościowych dla dzieci z okazji Mikołajek. Najczęściej paczki zawierają głównie słodycze i nie zawsze są dopasowane do beneficjenta, na przykład ze względu na wiek (2-3 miesięczne dziecko) lub stan zdrowia (alergia, dieta). Pracodawcy nierzadko mają problem z doborem produktów do paczek, chociażby w związku z ww. powodami. A najgorsze jest to, że zdarzają się w paczkach dla dzieci produkty, które nie są przeznaczone dla dzieci, takie jak kawa i alkohol, którego nie wolno finansować z ZFŚS. Ponownie zwracam uwagę, że pomoc powinna być dostosowana do beneficjenta.

Na szczęście, można uprościć sposób przydzielania pomocy okolicznościowej dla dzieci. Pracodawcy mogą zamiast tradycyjnych paczek ze słodyczami przydzielać pieniądze, lub karty przedpłacone. Pracodawca określa w jakich sklepach można zrealizować kartę – najlepiej z asortymentem dla dzieci i młodzieży, w tym. m.in. z odzieżą, grami i książkami dla dzieci, rozwijającymi zabawkami lub nawet w parku rozrywki. Dziecko, lub rodzic w jego imieniu, wybierze to co jest dostosowane do zainteresowań dziecka, jego wieku, czy oczekiwań. Wydaje się to dużo lepszym rozwiązaniem niż słodycze

W jaki sposób przydzielać pomoc z ZFŚS?

Pomoc materialna to inaczej mówiąc świadczenia ulgowe, które pracodawca przydziela osobom uprawnionym. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS)[1].

Zatem pomoc musi być zróżnicowana, a zróżnicowanie musi wynikać z kryteriów socjalnych, a nie innych niż socjalne jak np. wymiar czasu pracy. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie.

Jak to wygląda w praktyce?

Po pierwsze

Pracodawca ustala jaki rodzaj pomocy będzie obowiązywał w jego zakładzie pracy oraz z jaką częstotliwością, (lub do jakiej maksymalnej kwoty w ciągu roku) może dany rodzaj pomocy zostać przyznany np. pracownikowi, emerytowi czy dziecku. Różne są na to sposoby, ale o tym wypowiem się innym razem 😊

Pracodawca może wybrać na przykład paczki dla dzieci do lat np. 14, bony i talony dla dzieci i dorosłych, pomoc finansową w formie gotówki lub kart przedpłaconych „imiennych” lub zakup odzieży, czy obuwia. To co będzie dostępne w danym zakładzie pracy, zależy od pracodawcy i związków zawodowych, z którymi pracodawca musi uzgodnić regulamin ZFŚS. Tam, gdzie nie ma organizacji związkowych, pracodawca uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Po drugie

Pracodawca, aby mógł przyznać świadczenie musi (obowiązkowo) zbadać sytuację socjalną, czyli życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Badanie sytuacji socjalnej odbywa się na podstawie specjalnego oświadczenia, chociaż pracodawca ma prawo żądać również różnego rodzaju dokumentów (ale tylko tych, które są mu potrzebne do przyznania świadczenia i ustalenia jego wysokości).

Po trzecie

Osoba uprawniona składa pracodawcy wniosek na konkretny rodzaj świadczenia.

Przedostatnim etapem jest decyzja pracodawcy o przydzieleniu (lub odmowie) świadczenia z zachowaniem wszelkich formalności – takich jak na przykład uzgodnienie ze związkami zawodowymi zgodnie z wymogiem wynikającym z ustawy o związkach zawodowych.

Ostatni etap to wypłata świadczenia.

Pomoc materialna musi być uzależnia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, czyli ODPOWIEDNIO ZRÓŻNICOWANA. Zwracam uwagę na słowa ODPOWIEDNIO ZRÓŻNICOWANA, ponieważ w tym zakresie nadal występuje wiele błędów, które niestety powodują nieprzyjemne dla pracodawcy, a czasem nawet też dla pracowników, konsekwencje finansowe podczas kontroli.

Opodatkowanie pomocy materialnej dla pracowników, emerytów i rencistów

Tak jak zaznaczyłam na wstępie, rodzaj pomocy ma znaczenie w sprawach podatkowych.

Zwolniona z opodatkowania jest pomoc materialna (rzeczowa lub pieniężna) w całości sfinansowana pracownikowi w ramach działalności socjalnej, o której mowa w ustawie o ZFŚS, (lub funduszy związków zawodowych), łącznie do wysokości nieprzekraczającej kwoty 2000 zł w roku podatkowym 2020, (taki sam limit obowiązuje w roku 2021 i 2022). Do tego limitu 2000 zł liczą się nie tylko paczki, czy pomoc pieniężna, ale również inna pomoc jak na przykład tzw. „wczasy pod gruszą.

Natomiast bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi nie są świadczeniami rzeczowymi ani pieniężnymi i są w całości opodatkowane dla pracownika.

O powyższym mówi nam art. 21 ust. 1 pkt. 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych [2].

Natomiast jeśli pracodawca udzieli pomocy materialnej emerytom lub rencistom w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, (w tym od związków zawodowych), to pomoc ta jest zwolniona od podatku do kwoty 3000 zł w roku podatkowym. U emerytów bony, talony i inne znaki również do tego limitu się zaliczają, ponieważ wynika to z innej podstawy prawnej, tj. art. 21. ust. 1 pkt 38.

Rodzaje kart przedpłaconych i upominkowych oraz ich opodatkowanie

Jeśli pracownik otrzyma zamiast paczki lub bonu pewien rodzaj karty przedpłaconej, która jest „imienna”, czyli może służyć tylko i wyłącznie jednej osobie, a karta ta jest „dopełniana” w całości ze środków ZFŚS (oczywiście w kwotach zróżnicowanych dla poszczególnych grup osób uprawnionych), to wtedy karta ta traktowana jest jak świadczenie pieniężne, (w takiej bardziej nowoczesnej formie) i wlicza się do limitu 2000 zł wolnego od podatku.

Mówiąc karta przedpłacona „imienna” mam na myśli nie to, że musi na niej być imię i nazwisko (chociaż bywają i takie karty), ale to, że łatwo jest zidentyfikować kto posłużył się taką kartą, poprzez indywidualny numer tej karty zapisany w konkretnych umowach/rejestrach, lub poprzez to, że osoba chcąc skorzystać z karty musi wpisać specjalny PIN lub kod, którego oczywiście nie powinna nikomu udostępniać, tak jak swojej karty bankomatowej 😊

Warto zapoznać się z interpretacją indywidualną  Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13-04-2018r. – 0114-KDIP3-2.4011.159.2018.1.MK w sprawie kart przedpłaconych MasterCard, które pracownik może zrealizować w konkretnych sklepach np. z zabawkami, książkami, obuwiem. Przedmiotem tej interpretacji jest karta przedpłacona, która jest imienna, tzn. PRZYPISANA do każdej osoby, a osoba jej używająca musi wpisać unikatowy PIN, żeby z niej skorzystać.

„Wnioskodawca w związku z finansowaniem działalności socjalnej, planuje wręczyć pracownikom środki pieniężne. Zamiast przekazania ich w formie gotówkowej, Spółka zamierza zakupić karty przedpłacone „Karta Podarunkowa dla Dzieci” (dalej jako: „Karta przedpłacona”), które zostaną następnie zasilone środkami pieniężnymi (…) z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. (…) Karty przedpłacone będą emitowane przez Bank i oferowane Wnioskodawcy przez wyspecjalizowany podmiot zajmujący się dystrybucją świadczeń pozapłacowych. Karty przedpłacone będą działały w systemie MasterCard. Każda z Kart przedpłaconych posiada swój indywidualny numer oraz przypisany do niej kod PIN. Zasilenie Kart przedpłaconych środkami pieniężnymi przez Wnioskodawcę będzie polegało na przelaniu na rzecz wyspecjalizowanego podmiotu całkowitej kwoty zasilenia Kart przedpłaconych oraz przesłaniu specyfikacji z informacjami o numerach Kart przedpłaconych i kwotach, jakie mają być dostępne na danych Kartach przedpłaconych. Po odebraniu specyfikacji i otrzymaniu zapłaty od Wnioskodawcy, wyspecjalizowany podmiot wydający Karty zasili je środkami w żądanej wysokości.

(…) Sieć punktów, w których będzie można dokonać płatności Kartą przedpłaconą, zostanie ograniczona do branż takich, jak np. sklepy z zabawkami, sklepy z obuwiem, sklepy z odzieżą dziecięcą i niemowlęcą, sklepy z grami, księgarnie, parki rozrywki, cukiernie czy kina, z zastosowaniem tzw. kodów MCC (eng. merchant category code – kod służący do klasyfikacji branż w systemie VISA/ MasterCard). Wynika to z faktu, że celem Wnioskodawcy jest, aby przekazywane pracownikom środki pieniężne były przeznaczone na realizację ściśle określonych celów”.

Wyżej opisana karta przedpłacona stanowi świadczenie pieniężne, zatem jej wartość wlicza się do limitu kwoty wolnej od podatku 2000 zł.

ale …..

Jeśli mamy do czynienia z kartą przedpłaconą, lub upominkową, która nie jest „imienna” i taką kartę można przekazać innej osobie, która za jej pomocą zrobi zakupy, (czyli może ją wykorzystać dla siebie ktoś inny niezwiązany z naszym ZFŚŚ). Taka karta jest innym znakiem uprawniającym do wymiany na towary lub usługi i jest opodatkowana, nie podlega zwolnieniu od podatku, czyli nie wlicza się do tego limitu 2000 zł wolnego od podatku.

Na przykład:

Pracodawca kupił karty o różnych nominałach w jednej z drogerii. Karty te nie posiadają żadnej możliwości identyfikacji osoby, która się nimi posługuje, nie posiadają żadnych numerów, ani kodów PIN – podobnie jak bon towarowy. Z karty może z niej skorzystać każdy okaziciel. Taka karta jest opodatkowana tak samo jak bon.

Informacje, odpowiedzi na pytania z zakresu ZFŚS wysyłam co wtorek na maila za pomocą bezpłatnego ZFSSlettera.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2020 r. poz. 1070).
2. Ustawa z dnia 4 z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2020r. poz. 1426 z późniejszymi zmianami).
3. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13-04-2018r. – 0114-KDIP3-2.4011.159.2018.1.MK

🔴Jeśli wpis Ci się podobał i wniósł dla Ciebie wartość udostępnij go, aby i inni mogli dowiedzieć się więcej na temat ZFŚS. 

Jeśli jeszcze nie jesteś subskrybentem ZFSSlettera, największego w Polsce newslettera poświęconego tematyce ZFŚS zapisz się tutaj aby na bieżąco czerpać wiedzę o ZFŚS.

Szczegóły zapisu do ZFSSlettera: www.zfssedukacja.pl

Ważne:

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.

[autopromocja] - Szczegóły na www.akademiazfss.pl

Autor tekstu: Joanna Krystyna Robak

Ekonomista. Ekspert z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Od 1997r. do 2013r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych.W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010r. do 2017r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie, Wyższej Szkoły Nauk o Zdrowiu oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie. 

Posiada blisko 30-letnie doświadczenie w pracy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zarówno w sektorze publicznym, między innymi w jednostkach budżetowych, w tym w publicznych placówkach oświatowych, jak również w sektorze prywatnym, w tym w dużych spółkach. Pomaga ułożyć ZFŚS u różnych pracodawców biorąc pod uwagę ich specyfikę.

Autor licznych publikacji oraz licznych książek z zakresu ZFŚS. Autor Akademii ZFŚS – Praktycznego Kursu, specjalistycznych szkoleń oraz ZFSSlettera, największego w Polsce, eksperckiego newslettera dedykowanego w całości sprawom ZFŚS.

Praktyk.

Dzięki opiniom klientów:

Uhonorowana prestiżową nagrodą w XIX edycji konkursu Polish Businesswomen Awards w kategorii:

Lider w dziedzinie przekazywania wiedzy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zdobywca 1 miejsca w Nowym Sączu w konkursie Orły Edukacji w 2024 roku.

W 2025 roku uzyskała status GOLD w Konkursie Orły Edukacji edycja ogólnopolska
i znalazła się w ścisłej czołówce najlepszych firm szkoleniowych w Polsce.

   

Artykuł ZFŚS – pomoc rzeczowa, pieniężna, bony i karty różnego rodzaju oraz ich opodatkowanie w 2020, 2021 i 2022 roku pochodzi z serwisu Akademia Edukacyjna ASERTO.