fbpx

ZFŚS – groźne błędy w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Opublikowane przez Joanna Krystyna Robak w dniu

Uczestnicy szkoleń często proszą mnie o pokazanie najgroźniejszych błędów popełnianych w regulaminie ZFŚS. Chętnie pokazuję szereg błędów zarówno tych najpopularniejszych, jak i tych bardziej wyszukanych. Pomysłowość pracodawców w dobieraniu błędnych rozwiązań czasami mnie przeraża. Zajmuję się ZFŚS już 24 lata i ciągle obserwuję jak niektórzy komplikują sobie proste rzeczy. Dlaczego tak jest? Może dlatego, że niektóre rzeczy tylko wydają się proste. Praca z ZFŚS wbrew pozorom wymaga szerokiej wiedzy z różnych dziedzin.

Co to jest ZFŚS?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS, Fundusz) to fundusz celowy, specjalnego przeznaczenia, który tworzony jest w zakładzie pracy na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) [1]. Nie wszyscy pracodawcy muszą tworzyć ZFŚS, chociaż niektórzy, (jak na przykład jednostki budżetowe, w tym publiczne placówki oświatowe), tworzą Fundusz obowiązkowo, niezależnie od liczby osób zatrudnionych. W innych moich publikacjach opisuję kto ma obowiązek, a kto dobrowolność tworzenia ZFŚS. Dzisiejszy artykuł przeznaczony jest dla tych, którzy już ZFŚS utworzyli.

Ograniczone możliwości pracodawcy

Pracodawca nie ma swobody w wydatkowaniu środków ZFŚS niezależnie od tego czy Fundusz utworzył dobrowolnie, czy obowiązkowo. Czy chce, czy nie, pracodawca musi stosować przepisy obowiązującego prawa. Jego działania w szczególności są ograniczone ustawą o ZFŚS oraz regulaminem ZFŚS. Zanim regulamin ZFŚS wejdzie w życie, musi zostać uzgodniony ze związkami zawodowymi, lub (w przypadku braku związków) z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Konsekwencje błędów w regulaminie

To, że regulamin został uzgodniony ze związkami zawodowymi nie chroni pracodawcy przed ewentualnymi karami finansowymi. Przekonało się o tym wiele osób, miedzy innymi pani Anna, wieloletni dyrektor publicznej szkoły podstawowej, która niedawno miała kontrolę PIP. Za błędy w regulaminie (a tym samym błędne postępowanie) zapłaciła karę grzywny w wysokości 1000 zł. Na nic zdały się tłumaczenia (zresztą zgodne z prawdą), że zapisy regulaminu za które odpowiedziała finansowo były zasugerowane przez załogę oraz zaproponowane przez związki zawodowe działające na terenie jej szkoły. Zatem pracodawca powinien zadbać o to, aby regulamin w jego zakładzie pracy był zgodny z prawem.

Czasami ani pracodawca ani pracownicy nie zdają sobie sprawy z popełnianych błędów, co niestety w razie kontroli często kończy się karą grzywny wymierzoną przez PIP, a płaconą z własnej kieszeni pracodawcy lub innej osoby odpowiedzialnej w jego imieniu za wykonywanie przepisów ustawy o ZFŚS.

Bywa, że pracodawca uważając, że wypłaca świadczenia z ZFŚS zastosuje kwotę wolną od podatku, a finalnie okaże się, że przez błędny zapis w regulaminie świadczenie zostało zakwalifikowane przez organy skarbowe jako dodatkowe wynagrodzenie i podlega opodatkowaniu na innych zasadach niż świadczenia z ZFŚS.

W niektórych przypadkach zdarza się, że trzeba zapłacić na przykład składki do ZUS wraz z odsetkami. Dzieje się tak, gdy pieniądze z ZFŚS zostaną wypłacone niezgodnie z ustawą o ZFŚS. Przypomnę, że składki do ZUS płaci się zarówno od strony pracodawcy, jak i pracownika, więc często nazbiera się spora suma.

Błędy w regulaminie

Zacznę od popularnego błędu, z którym niestety ciągle mamy do czynienia. Wydawałoby się, że skoro tyle się o tym błędzie mówi, to nikt nie powinien go już popełniać, a tu niespodzianka, ponieważ są zakłady pracy, gdzie całkiem dobrze się on zakorzenił i ciężko go wyplenić. Niektórzy uważają, że tak jest sprawiedliwie. Nic bardziej mylnego.

Pewna 40-letnia pani zatrudniona w urzędzie gminy na pół etatu złożyła wniosek o dofinansowanie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do wypoczynku, tzw.„wczasy pod gruszą”. Wraz z wnioskiem złożyła również oświadczenie o swojej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Pracodawca w regulaminie stosuje tzw. progi (grupy)
dochodowe, zgodnie z którymi przydziela świadczenia. Pani zakwalifikowała się do drugiej grupy dochodowej, zgodnie z którą powinna otrzymać 800 zł. Jednak ku jej zdziwieniu, otrzymała jedynie połowę tej kwoty, czyli 400 zł. Pomyślała, że pewnie zaszła pomyłka przy wypłacie i zapytała pracodawcę, w jakim terminie dopłaci jej resztę kwoty. Pracodawca oświadczył, że wypłacono już całą kwotę, ponieważ zgodnie z regulaminem przyznano nie 800 zł, a 400 zł.

Jaki błąd popełnił pracodawca?
Przyznał połowę kwoty, ponieważ dostosował wysokość świadczenia do wymiaru czasu pracy. Miał zapis w regulaminie, że świadczenia przyznawane są w oparciu o progi (grupy) dochodowe oraz proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Pani była zatrudniona na pół etatu, więc pracodawca przyznał jej połowę kwoty świadczenia wynikającego z tabeli dopłat dla jej sytuacji socjalnej (grupy/progu). Takie postępowanie jest niezgodne z ustawą o ZFŚS.


Świadczenia wypłacane z ZFŚS muszą być zróżnicowane, ale zróżnicowanie ma wynikać jedynie z kryteriów socjalnych, a nie innych, pozasocjalnych kryteriów, jak np. wymiar czasu pracy.

Kryteria socjalne wg ustawy o ZFŚS (art. 8 ust. 1) to sytuacja życiowa, rodzinna i materialna.

Wiem jak trudno czasami jest dokonać zmian regulaminu, gdy napotyka się opór ze strony załogi, która np. chciałaby jednakowe wypłaty przed świętami, albo takie same paczki dla dzieci na Mikołaja. Sama przez to przeszłam niejednokrotnie podczas mojej pracy, więc teraz pomagam innym w tym czasami trudnym procesie.

_____

Chcesz być na bieżąco z ZFŚS?
Zapisz się do bezpłatnego ZFSSlettera.

_____

Inne błędy to wykluczenie niektórych grup zawodowych z możliwości korzystania z ZFŚS lub ograniczanie im prawa do niektórych świadczeń. Nierzadko spotykanym błędem jest wykluczenie emerytów z ZFŚS lub stosowanie dla nich innych tabel dofinansowania z niższymi kwotami.

Karygodnym błędem jest również wykluczenie z możliwości korzystania z ZFŚS osób przebywających na urlopach, w tym na urlopie bezpłatnym oraz wykluczenie rodzin pracowników lub emerytów.

Pracodawcy popełniają też wiele błędów związanych z odpisem. Na przykład Pan Stanisław, dyrektor ośrodka pomocy społecznej wpisał w regulaminie, (z powodów ekonomicznych), że odpis na ZFŚS na 2021 rok dokonywany będzie według kwoty ustalonej przez niego samego, czyli połowę niższej niż zakłada ustawa o ZFŚS. Nie miał prawa takiego ustalenia w regulaminie poczynić.

Dużym problemem jest nieprawidłowy sposób badania sytuacji socjalnej. Często pracodawca stosuje np. przestarzałe sposoby pozyskiwania danych osobowych. Zdarza się, że sytuację socjalną bada jedynie fragmentarycznie, przez co niestety czasami osoby zamożne otrzymuję większe kwoty z Funduszu niż osoby gorzej sytuowane, co przeczy istocie ZFŚS. Dzieje się tak, ponieważ pracodawca nierzadko nie posiada wiedzy ekonomicznej i wpisuje w regulamin starodawne zapisy, które w obecnej sytuacji społeczno-gospodarczej nie mają racji bytu.

W tym artykule pokazuję część błędów, ponieważ gdybym chciała wymienić i omówić ich chociażby połowę, to zrobiłaby się z artykułu książka. Niedawno napisałam e-booka o 5 groźnych błędach i wyszło ponad 40 stron. To dlatego, że samo wymienienie błędów niewiele by dało, jeśli czytelnik nie poznałby powodu z jakiego dany zapis jest uważany za błędny, oraz jak powinien go skorygować.


Ale nie zostawiam czytelnika samemu sobie.

Aktualnie dla poszerzenia wiedzy o błędach z ZFŚS można pobrać bezpłatnie fragment (aż połowę) mojego najnowszego e-booka „5 groźnych błędów w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, które kosztują. Na przykładach z życia jednostek budżetowych, w tym placówek oświatowych. Część pierwsza.

Pobierz TUTAJ bezpłatnie fragment e-booka
o groźnych błędach w regulaminie ZFŚS.

Z informacji, jakie do mnie docierają, zauważyłam, że czytelnicy są zadowoleni z tego, że w każdy wtorek dostarczam aktualną, świeżą wiedzę z zakresu ZFŚS na ich skrzynki mailowe za pomocą ZFSSlettera, (czyli specjalistycznego newslettera z zakresu ZFŚS), gdzie maile nie znikną, jak np. posty na Facebooku i gdzie będą mogli je przeczytać, a nawet przeanalizować w dogodnym dla siebie czasie.

_____

Chcesz być na bieżąco z ZFŚS?
Zapisz się do bezpłatnego ZFSSlettera.

_____

ZFSSletter wyróżnia się m.in. tym, że istnieje możliwość zadania swojego pytania. Na wybrane pytania (te najczęściej zadawane) odpowiadam poprzez ZFSSlettera, aby każdy miał możliwość poznania danego, bieżącego problemu z ZFŚS.

Dla każdego, kto chce poszerzyć swoją wiedzę na temat ZFŚS, lub otrzymać odpowiedzi na nurtujące go pytania prowadzę cyklicznie bezpłatne webinaria.

_____

Zapisz się na najbliższy bezpłatny WEBINAR z ZFŚS.
Możesz to zrobić TUTAJ.

_____

A osoby, które chcą szybko i praktycznie rozwiązać każdy swój problem z zakresu ZFŚS, zapraszam na szkolenia, gdzie oprócz omówienia ważnych zagadnień podaję gotowe rozwiązania, wzory regulaminu, oświadczeń i wniosków dostosowane do rodzaju pracodawcy (np. inne dla spółek, inne dla publicznych placówek oświatowych, inne dla pozostałych jednostek budżetowych).

ZFŚS różni się u poszczególnych pracodawców w zależności od wielu czynników, w tym rodzaju pracodawcy. Nie dla każdego będzie odpowiedni jeden wzór. W związku z tym moje wzory są dostosowane do różnych okoliczności.

Jak wiadomo, prowadzenie spraw ZFŚS wymaga wiedzy z różnych dziedzin oraz doświadczenia, a zmieniające się przepisy prawne wprowadzają coraz większe wątpliwości w wielu kwestiach.

Za niewykonanie przepisów, lub nienależyte ich wykonanie, grożą kary. Można ich uniknąć, poznając czym jest ZFŚS oraz jak prawidłowo gospodarować środkami ZFŚS.

A zatem warto skorzystać z certyfikowanego szkolenia z ZFŚS.

Źródła:

  1. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2021r. poz. 746)

_____

Ważne:

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim.
Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.

Autorem artykułu jest:

ZFŚS Joanna Krystyna Robak

Joanna Krystyna Robak

Ekonomista. Ekspert z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz kadr i płac. Od 1997r. do 2013r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych. W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010r. do 2017r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie.

Od 2009r. uznany i ceniony przez uczestników szkoleń trener z zakresu ekonomii, prowadzenia firmy, księgowości, kadr i płac, a głównie z zakresu ZFŚS. Posiada 24-letnie doświadczenie w pracy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych w jednostkach budżetowych, w tym w szkołach. Certyfikowany trener i egzaminator wg Standardów Jakości VCC z zakresu kadr i płac.

Autor wielu publikacji z zakresu ZFŚS oraz książki:

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych a komisja socjalna i związki zawodowe. Czy można utworzyć komisję socjalną? Rozwiązania praktyczne z omówieniem” oraz

książki „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Zasady przyznawania wybranych świadczeń i opodatkowanie”,

jak również e-booka: „„5 groźnych błędów w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, które kosztują. Na przykładach z życia jednostek budżetowych, w tym placówek oświatowych„.

Autor kompleksowego Kursu z ZFŚS oraz ZFSSletterajedynego w Polsce, specjalistycznego newslettera dedykowanego w całości sprawom ZFŚS dostępnego na www.zfssedukacja.pl. 

Praktyk.

Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia praktycznego jej autora. Podane w niej informacje, zaproponowane rozwiązania i wskazówki dotyczą sytuacji typowych. Wskazane propozycje mogą wymagać dodatkowych konsultacji, w celu dostosowania do wewnętrznej sytuacji w zakładzie pracy. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autor oraz wydawca nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w niniejszej publikacji wskazówek, przykładów i informacji do indywidualnych, nietypowych przypadków. Informacje zawarte w niniejszej publikacji nie mają charakteru porady czy opinii prawnej. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny.


0 Komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *