Uczestnicy szkoleń często proszą mnie o pokazanie, jakie najgroźniejsze błędy mogą pojawić się w regulaminie ZFŚS. Chętnie pokazuję szereg popełnianych błędów zarówno tych najpopularniejszych, jak i tych bardziej wyszukanych. Pomysłowość pracodawców w dobieraniu błędnych rozwiązań czasami mnie przeraża. Zajmuję się ZFŚS już od 27 lat i ciągle obserwuję, jak niektórzy komplikują sobie proste rzeczy.

Dlaczego tak jest? Może dlatego, że niektóre rzeczy tylko wydają się proste. Praca z ZFŚS wbrew pozorom wymaga szerokiej wiedzy z różnych dziedzin.

Co to jest ZFŚS?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS, Fundusz) to fundusz celowy, specjalnego przeznaczenia, który tworzony jest w zakładzie pracy na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) [1]. Nie wszyscy pracodawcy muszą tworzyć ZFŚS, chociaż niektórzy, (jak na przykład jednostki budżetowe, w tym publiczne placówki oświatowe), tworzą Fundusz obowiązkowo, niezależnie od liczby osób zatrudnionych. W innych moich publikacjach opisuję, kto ma obowiązek, a kto dobrowolność tworzenia ZFŚS. Dzisiejszy artykuł przeznaczony jest dla tych, którzy już ZFŚS utworzyli.

Ograniczone możliwości pracodawcy

Pracodawca nie ma swobody w wydatkowaniu środków ZFŚS niezależnie od tego czy Fundusz utworzył dobrowolnie, czy obowiązkowo. Czy chce, czy nie, musi stosować przepisy obowiązującego prawa. Jego działania w szczególności są ograniczone ustawą o ZFŚS oraz regulaminem ZFŚS. Podkreślę, że zanim regulamin ZFŚS wejdzie w życie, musi zostać uzgodniony ze związkami zawodowymi. Jeśli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, regulamin uzgadnia się z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Zwracam na to uwagę, ponieważ zdarzają się pracodawcy, którzy tego obowiązku nie dochowują, a to duży błąd.

Konsekwencje błędów w regulaminie

To, że regulamin został uzgodniony ze związkami zawodowymi, nie chroni pracodawcy przed ewentualnymi karami finansowymi. Przekonało się o tym wiele osób, między innymi pani Anna, wieloletni dyrektor publicznej szkoły podstawowej, która niedawno miała kontrolę PIP. Za błędy w regulaminie (a tym samym błędne postępowanie) zapłaciła karę grzywny w wysokości 1.000 zł. Na nic zdały się tłumaczenia, że zapisy regulaminu były zasugerowane przez załogę i zaproponowane przez związki zawodowe z terenu szkoły. Zatem pracodawca powinien zadbać o to, aby regulamin w jego zakładzie pracy był zgodny z prawem.

Czasami ani pracodawca, ani pracownicy nie zdają sobie sprawy z popełnianych błędów. Niestety, w razie kontroli często kończy się to karą grzywny wymierzoną przez PIP. Karę do PIP często płaci z własnej kieszeni pracodawca lub inna osoba odpowiedzialna w jego imieniu za wykonywanie przepisów prawa.

Niekiedy pracodawca, myśląc, że wypłaca świadczenia z ZFŚS zastosuje kwotę wolną od podatku, a finalnie okaże się, że organy skarbowe uznają tę wypłatę jako dodatkowe wynagrodzenie. Wynagrodzenie podlega opodatkowaniu na innych zasadach niż świadczenia z ZFŚS.

W niektórych przypadkach zdarza się, że trzeba zapłacić na przykład składki do ZUS od świadczeń wypłaconych parę lat wstecz. Dzieje się tak, gdy pieniądze z ZFŚS zostaną wypłacone niezgodnie z ustawą o ZFŚS. Przypomnę, że składki do ZUS płaci się zarówno od strony pracodawcy, jak i pracownika, więc często nazbiera się spora suma.

Błędy w regulaminie ZFŚS

Zacznę od popularnego błędu, z którym niestety ciągle mamy do czynienia. Wydawałoby się, że skoro tyle się o tym błędzie mówi, to nikt nie powinien go już popełniać. A tu niespodzianka, ponieważ są zakłady pracy, gdzie całkiem dobrze się on zakorzenił i ciężko go wyplenić. Niektórzy uważają, że tak jest sprawiedliwie. Nic bardziej mylnego.

Pewna pani zatrudniona w urzędzie gminy na pół etatu złożyła wniosek o dofinansowanie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do wypoczynku, tzw. wczasy pod gruszą. Wraz z wnioskiem złożyła również oświadczenie o swojej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Pracodawca w regulaminie stosuje tzw. progi (grupy) dochodowe, zgodnie z którymi przydziela świadczenia. Pani zakwalifikowała się do drugiej grupy dochodowej, zgodnie z którą powinna otrzymać 800 zł. Jednak ku jej zdziwieniu, otrzymała jedynie połowę tej kwoty, czyli 400 zł. Pomyślała, że pewnie zaszła pomyłka przy wypłacie i zapytała pracodawcę, w jakim terminie dopłaci jej resztę kwoty. Pracodawca oświadczył, że wypłacono już całą kwotę, ponieważ zgodnie z regulaminem przyznano nie 800 zł, a 400 zł.

Jaki błąd popełnił pracodawca?

Przyznał połowę kwoty, ponieważ dostosował wysokość świadczenia do wymiaru czasu pracy. Miał zapis w regulaminie, że świadczenia przyznawane są w oparciu o progi (grupy) dochodowe oraz proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Pani była zatrudniona na pół etatu, więc pracodawca przyznał jej połowę kwoty świadczenia wynikającego z tabeli dopłat dla jej sytuacji socjalnej (grupy/progu). Takie postępowanie jest niezgodne z ustawą o ZFŚS.

Świadczenia wypłacane z ZFŚS muszą być zróżnicowane,
ale zróżnicowanie ma wynikać jedynie z kryteriów socjalnych,
a nie innych, pozasocjalnych kryteriów, jak np. wymiar czasu pracy.

Kryteria socjalne wg ustawy o ZFŚS (art. 8 ust. 1) to sytuacja życiowa, rodzinna i materialna.

Wiem, jak trudno czasami jest dokonać zmian regulaminu, gdy napotyka się opór ze strony załogi. Zdarza się, że załoga chce jednakowych wypłat przed świętami, albo takich samych paczek dla dzieci na Mikołaja. Sama przez to przeszłam niejednokrotnie podczas mojej pracy, więc teraz pomagam innym w tym procesie, który dla niektórych stanowi poważne wyzwanie.

_____

_____

Inne błędy

Inne błędy to na przykład wykluczenie niektórych grup zawodowych z możliwości korzystania z ZFŚS lub ograniczanie im prawa do niektórych świadczeń. Nierzadko spotykanym błędem jest wykluczenie emerytów z ZFŚS lub stosowanie dla nich innych tabel dofinansowania z niższymi kwotami.

Karygodnym błędem jest również wykluczenie z możliwości korzystania z ZFŚS osób przebywających na urlopach, w tym na urlopie bezpłatnym. Nie można również wykluczyć rodzin pracowników lub emerytów.

Pracodawcy popełniają też wiele błędów związanych z odpisem. Na przykład Pan Stanisław, dyrektor ośrodka pomocy społecznej wpisał w regulaminie, (z powodów ekonomicznych), że odpis na ZFŚS dokonywany będzie według kwoty ustalonej przez niego samego, czyli połowę niższej niż zakłada ustawa o ZFŚS. Nie miał prawa takiego ustalenia w regulaminie poczynić, ponieważ reprezentuje jednostkę budżetową. 

Dużym problemem jest nieprawidłowy sposób badania sytuacji socjalnej. Często pracodawca stosuje np. przestarzałe sposoby pozyskiwania danych osobowych. Zdarza się, że sytuację socjalną bada jedynie fragmentarycznie, przez co niestety czasami osoby zamożne otrzymuję większe kwoty z Funduszu niż osoby gorzej sytuowane. Przeczy to istocie ZFŚS. Dzieje się tak, ponieważ pracodawca nierzadko nie posiada wiedzy ekonomicznej. Skutkuje to tym, że wpisuje w regulamin starodawne zapisy, które w obecnej sytuacji społeczno-gospodarczej nie mają racji bytu.

W tym artykule pokazuję część błędów, ponieważ gdybym chciała wymienić i omówić, chociażby połowę z nich, to powstałaby kolejna książka.

Samo wymienienie błędów niewiele daje. Czytelnik powinien poznać powody, dlaczego dana czynność jest błędna. Powinien też otrzymać wskazówki jak skorygować dany błąd.

Nie zostawiam czytelnika samemu sobie

Aktualnie dla poszerzenia wiedzy o ZFŚS zapraszam do zapoznania się z moją najnowszą publikacją  „5 terminowych obowiązków w ZFŚS w 2024 r.”
Można ją pobrać bezpłatnie w formie PDF, po zapisie do ZFSSlettera.

Zapisu do ZFSSlettera można dokonać TUTAJ.

Z informacji, jakie do mnie docierają, zauważyłam, że czytelnicy są zadowoleni z tego, że w każdy wtorek dostarczam aktualną, świeżą wiedzę z zakresu ZFŚS na ich skrzynki mailowe za pomocą ZFSSlettera. ZFŚS to ekspercki newsletter z zakresu ZFŚS. JMaile nie znikną, jak np. posty na Facebooku i można się z nimi zapoznać w dogodnym dla siebie czasie.

_____

_____

ZFSSletter wyróżnia się m.in. tym, że istnieje możliwość zadania swojego pytania. Na wybrane pytania (te najczęściej zadawane) odpowiadam poprzez ZFSSlettera, aby każdy miał możliwość poznania danego, bieżącego problemu z ZFŚS.

Dla każdego, kto chce poszerzyć swoją wiedzę na temat ZFŚS, lub otrzymać odpowiedzi na nurtujące go pytania prowadzę cyklicznie bezpłatne webinaria.

_____

A osoby, które chcą szybko i praktycznie rozwiązać każdy swój problem z zakresu ZFŚS, zapraszam na szkolenia, gdzie oprócz omówienia ważnych zagadnień podaję gotowe rozwiązania, wzory regulaminu, oświadczeń i wniosków, dostosowane do rodzaju pracodawcy (np. inne dla spółek, inne dla publicznych placówek oświatowych, inne dla pozostałych jednostek budżetowych).

ZFŚS różni się u poszczególnych pracodawców w zależności od wielu czynników, w tym rodzaju pracodawcy. Nie dla każdego będzie odpowiedni jeden wzór. W związku z tym moje wzory są dostosowane do różnych okoliczności.

Jak wiadomo, prowadzenie spraw ZFŚS wymaga wiedzy z różnych dziedzin oraz doświadczenia, a zmieniające się przepisy prawne wprowadzają coraz większe wątpliwości w wielu kwestiach.

Za niewykonanie przepisów, lub nienależyte ich wykonanie, grożą kary. Można ich uniknąć, poznając czym jest ZFŚS oraz jak prawidłowo gospodarować środkami ZFŚS.

A zatem warto skorzystać z certyfikowanego szkolenia z ZFŚS.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2023r., Dz.U. 2023 poz. 998 z późn. zmianami )

_____

Ważne:

Artykuł opublikowany 13.09.2021 r., aktualizowany 27.01.2024r.
Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim.
Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia praktycznego jej autora i jest aktualna w chwili jej publikacji. Podane w niej informacje, zaproponowane rozwiązania i wskazówki dotyczą sytuacji typowych. Wskazane propozycje mogą wymagać dodatkowych konsultacji, w celu dostosowania do wewnętrznej sytuacji w zakładzie pracy. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autor oraz wydawca nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w niniejszej publikacji wskazówek, przykładów i informacji do indywidualnych, nietypowych przypadków. Informacje zawarte w niniejszej publikacji nie mają charakteru porady czy opinii prawnej. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny.