Obowiązkowa korekta odpisu na ZFŚS – jak ją zrobić?

Odpis – jaka to kwota?

Wiele zależy od tego z jakim rodzajem pracodawcy mamy do czynienia. Ustalanie wysokości odpisu odbywa się według różnych zasad u różnych pracodawców. Na przykład w firmach prywatnych istnieje możliwość ustalenia dowolnej kwoty odpisu (oczywiście po spełnieniu ustawowych warunków). W jednostkach budżetowych, kwota odpisu ustalana jest o wytyczne zawarte w ustawie o ZFŚS i nie może być od tych wytycznych niższa, ani wyższa. Odpis w publicznych placówkach oświatowych ustalany jest zarówno w oparciu o Kartę Nauczyciela, jak i o ustawę o ZFŚS. Jest to bardziej skomplikowany proces, ponieważ należy rozróżnić odpis na pracowników administracji i obsługi oraz na nauczycieli, jak również odpis na emerytów nauczycieli, który jest obowiązkowy oraz odpis dobrowolny na emerytów administracji lub obsługi. Uczelnie wyższe również mają swoje branżowe przepisy dotyczące odpisu.

Zatem jak widać, mówiąc o odpisie, należy uwzględnić rodzaj pracodawcy, ponieważ u każdego odpis może wyglądać inaczej, ze względu na specyfikę i przepisy szczególne, które w różny sposób traktują różnych pracodawców.

[autopromocja]

Zanim przejdę do korekty odpisu informuję, że jeśli interesują Państwa odpowiedzi między innymi na następujące pytania:

• jaka jest wysokość odpisu na ZFŚS w 2025 roku dla pracowników administracji i obsługi?
• jaka jest wysokość odpisu na pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze?
• jaki jest odpis na pracowników młodocianych?
• jak liczymy odpis na emeryta nauczyciela?
• jaka jest wysokość odpisu na nauczyciela?

Zapraszam do zapoznania się z innym moim artykułem na tym blogu na temat odpisu na 2025 rok dostępnym TUTAJ.
Odpis w tym roku już został dokonany, pieniądze przelane, więc pracodawca wie jaka kwota odpisu dotyczy go w tym roku.

Z tego powodu skupię się na zasadach korekty odpisu, zgodnie z tematem tego artykułu.

Gdyby jednak potrzebowali Państwo więcej na temat odpisu i korekty odpisu w 2025 roku, można tę wiedzę znaleźć w mojej książce (e-booku) na temat:

Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2025 roku. Odpowiedzi na pytania w zakresie odpisu udzieliłam również w szkoleniu na temat odpisu na 2025 rok, do którego ww. książka jest przekazywana w cenie szkolenia.
Szczegóły szkolenia TUTAJ.

Jak dokonać korekty odpisu?

Na początku roku pracodawca obliczył odpis wg planowanego zatrudnienia, a na końcu roku (do 31 grudnia) dokonuje korekty obliczonego odpisu wg faktycznego zatrudnienia. W praktyce oznacza to powtórne ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku na podstawie faktycznie dokonanego zatrudnienia i porównanie stanu z wynikami ustalonymi na początku roku. Działania te mają na celu weryfikację, czy wysokość odpisu została ustalona prawidłowo.

Jakie kroki wykonać, aby skorygować odpis?

1. Dokonać powtórnego ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych na podstawie faktycznego zatrudnienia, stosując tą samą metodę statystyczną, która została wybrana na początku roku.
2. Porównać ustalenia z wynikami z początku roku.
3. W przypadku niedoboru lub nadmiaru należy dokonać korekty odpisu, co wiąże się z zapisami w księgach oraz ruchem środków na rachunku bankowym. Jeśli na początku roku dokonano zbyt wysokiego odpisu, pracodawca na koniec roku wycofuje nadpłaconą kwotę. Natomiast, jeśli pracodawca przekazał niewystarczającą ilość środków, wówczas zobowiązany jest niezwłocznie uzupełnić braki – przekazuje brakujące środki na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS.

Warto dać znać o korekcie odpisu znajomym, którzy zajmują się ZFŚS. Może potrzebują tej informacji. Można wysłać do nich ten wpis blogowy.

Odpis kontrolowany jest między innymi przez Państwową Inspekcję Pracy, dlatego warto pamiętać o art. 12a ustawy o ZFŚS, który mówi, że:

„Kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny”.

Reasumując:

Obowiązkowa korekta odpisu powinna być dokonana w terminie do 31 grudnia każdego roku.

Zdarza się, że pracodawcy zwlekają z korektą i nie dokonują jej w terminie, licząc na to, że zrobią sobie później, np. w styczniu z datą zamknięcia ksiąg czyli 31 grudnia. Warto pamiętać, że korekta odpisu to nie tylko dokonanie obliczeń i korekty w księgach. Najczęściej jest to również ruch środków na rachunku bankowym ZFŚS.

Źródła: 
1. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r., poz. 288).
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. 2009 nr 43 poz. 349).

Jeśli ten artykuł Ci się podobał i wniósł dla Ciebie wartość udostępnij go, aby i inni mogli czerpać z niego wiedzę.

Ważne:

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.

#autopromocja #zfśs #odpis #korekta odpisu

[autopromocja]

Autor tekstu: Joanna Krystyna Robak

Ekonomista. Ekspert z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Od 1997r. do 2013r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych.W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010r. do 2017r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie, Wyższej Szkoły Nauk o Zdrowiu oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie. 

Posiada blisko 30-letnie doświadczenie w pracy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zarówno w sektorze publicznym, między innymi w jednostkach budżetowych, w tym w publicznych placówkach oświatowych, jak również w sektorze prywatnym, w tym w dużych spółkach. Pomaga ułożyć ZFŚS u różnych pracodawców biorąc pod uwagę ich specyfikę.

Autor licznych publikacji oraz licznych książek z zakresu ZFŚS. Autor Akademii ZFŚS – Praktycznego Kursu, specjalistycznych szkoleń oraz ZFSSlettera, największego w Polsce, eksperckiego newslettera dedykowanego w całości sprawom ZFŚS.

Praktyk.

Dzięki opiniom klientów:

Uhonorowana prestiżową nagrodą w XIX edycji konkursu Polish Businesswomen Awards w kategorii:

Lider w dziedzinie przekazywania wiedzy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zdobywca 1 miejsca w Nowym Sączu w konkursie Orły Edukacji w 2024 roku.

W 2025 roku uzyskała status GOLD w Konkursie Orły Edukacji edycja ogólnopolska
i znalazła się w ścisłej czołówce najlepszych firm szkoleniowych w Polsce.

   

Artykuł Obowiązkowa korekta odpisu na ZFŚS – jak ją zrobić? pochodzi z serwisu Akademia Edukacyjna ASERTO.

Dzisiaj podejmuję temat komisji socjalnej występującej w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Wpływa do mnie coraz więcej pytań takich jak to:

„Czytałam ostatnio w Internecie artykuł, że komisja socjalna jest nielegalna, niezgodna z prawem i nie powinno jej być, ponieważ ustawa o ZFŚS o niej nawet nie wspomina. Autor nawoływał do tego, aby zlikwidować wszystkie komisje, ponieważ są niezgodne z prawem. Mamy 3500 pracowników i ponad 500 emerytów, jak mamy funkcjonować bez komisji socjalnej? Jakie jest Pani zdanie na temat komisji socjalnej? Czy może ona funkcjonować?”.

Odpowiedź:

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie wspomina o komisji socjalnej, ale to nie znaczy, że każda komisja socjalna jest nielegalna. Wszystko zależy od tego w jaki sposób została powołana i jaką rolę pełni.

Nie dziwię się, że spotykają Państwo różne zdania na temat komisji socjalnej. Ze względu na rozbieżności, na które sama też trafiałam, postanowiłam zgłębić ten temat, dotrzeć do różnych opinii oraz wyroków sądowych. Temat zgłębiłam i w 2019 roku napisałam o tym pierwszą książkę, ponieważ nie było takiej pozycji na rynku, a wiele osób interesuje się tym zagadnieniem. Od tego czasu wiele się zmieniło, więc w 2025 roku zaktualizowałam tę książkę do obecnych przepisów i poszerzyłam o dodatkowe zagadnienia, ponieważ co roku wydawane są nowe interpretacje i wyroki sądowe, dlatego wzbogaciłam tę książkę również o nowości, które w tym czasie się pojawiły.
Z nowym wydaniem tej książki można zapoznać się tutaj.  

[autopromocja] Książka (e-book) ZFŚS a komisja socjalna i związki zawodowe oraz pracownicy reprezentujący interesy załogi. Czy można utworzyć komisję socjalną? Rozwiązania praktyczne z omówieniem.

Pozwolę sobie zacytować fragment mojej książki, aby przedstawić 3 różne poglądy na temat komisji socjalnej, na które można trafić w Internecie i literaturze.

[autopromocja]

„Trzy poglądy na temat prawnego umocowania komisji socjalnej.

Pracodawcy często powołują w Regulaminach ZFŚS tzw. „komisję socjalną”, która ma za zadanie pomagać przy pracach związanych z rozdysponowywaniem (rozdawaniem) środków Funduszu oraz pracach związanych z planowaniem środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

W literaturze oraz publikacjach można znaleźć rozbieżne informacje na temat umocowania prawnego komisji socjalnych.

Najczęściej pojawiają się trzy poglądy:

Pogląd 1 – komisja socjalna jest bezprawna

Niektórzy twierdzą, że skoro ustawa o ZFŚS nie mówi nic o komisji socjalnej, to nie można jej powołać. Taki organ nie ma umocowania prawnego do działania. Nie może istnieć, ponieważ jest niezgodny z prawem.

Pogląd 2 – komisja socjalna może pełnić jedynie rolę administracyjno-biurową

W licznych źródłach pojawia się pogląd, że pracodawca może powołać komisję socjalną w regulaminie ZFŚS w składzie dowolnym, ale funkcjonuje ona jedynie jako organ pomocniczy, którego zadaniem jest praca administracyjno-biurowa, czyli między innymi:

• przyjmowanie wniosków o różne rodzaje świadczeń i przedkładanie ich pracodawcy,
• przyjmowanie oświadczeń o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej,
• sprawdzanie poprawności wypełnionych dokumentów,
• kontrola załączników do wniosków (jeśli występują),
• bieżąca analiza poniesionych wydatków z Funduszu,
• ewidencja przyznanych świadczeń indywidualnych dla każdego uprawnionego,
• dokumentowanie ustaleń i wniosków poprzez sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji.

Pogląd 3 – komisja socjalna może istnieć jedynie w ściśle określonym składzie i pełni rolę decyzyjną

(…) pracodawca może w regulaminie ZFŚS powołać jedynie taką komisję socjalną, w której skład wchodzi pracodawca, lub jego umocowany przedstawiciel oraz uprawnieni członkowie organizacji związkowych. Zadaniem tak utworzonej komisji socjalnej jest wydawanie decyzji oraz wykonywanie prac administracyjnych. Jest to zatem organ decyzyjny, którego umocowania można się dopatrywać w przepisach ustawy o ZFŚS oraz ustawie o związkach zawodowych. Innych komisji tworzyć nie wolno.”

Cytat pochodzi z mojej książki „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a komisja socjalna i związki zawodowe oraz pracownicy reprezentujący interesy załogi. Czy można utworzyć komisję socjalną? Rozwiązania praktyczne z omówieniem„, ASERTO Joanna Krystyna Robak, Wydanie z 2025 r. str. 132 – 133.

[autopromocja]

Zapytała Pani jakie jest moje zdanie na temat komisji socjalnej i czy może ona funkcjonować.

Zgodnie z art. 10 ustawy o ZFŚS, środkami Funduszu administruje pracodawca. Nie znaczy to jednak, że pracodawca wszystko wykonuje osobiście.

W jednostkach budżetowych zatrudniających np. ok. 35 pracowników jest to bez większych problemów wykonalne, ale w zakładach pracy zatrudniających 3500 osób, to praktycznie niemożliwe, aby np. prezes spółki sam osobiście prowadził sprawy ZFŚS.

Pracodawca może powołać komisję socjalną (lub inny organ pełniący taką samą rolę jak komisja). Następuje to na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, a zatem komisję socjalną powołuje się do życia w regulaminie ZFŚS. Oczywiście należy to zrobić w odpowiedni sposób, aby zachować wszelkie procedury, by powołany organ był legalny.

Rola komisji socjalnej zależy w szczególności od jej składu. Czyli to, czy komisja będzie miała rolę decyzyjną, doradczą czy jedynie administracyjno-biurową zależy między innymi od tego kto wchodzi w jej skład.

Reasumując:

Komisja socjalna może istnieć, jeśli jest prawidłowo powołana w regulaminie. Jak to zrobić, pokazuję m.in. w szkoleniu na temat Regulaminu ZFŚS.

Szkolenie to opracowałam i prowadzę odrębnie dla 3 grup pracodawców, z uwzględnieniem specyfiki danej grupy, która ma swoje odzwierciedlenie również we wzorach dokumentów, takich jak na przykład regulamin ZFŚS. Oferuję szkolenia z Regulaminu ZFŚS, materiały i wzory dokumentów inne dla:

• jednostek budżetowych, w tym publicznych placówek oświatowych,
• jednostek budżetowych bez uwzględnienia placówek oświatowych,
• firm z sektora prywatnego, w tym spółek.

Aby każdy otrzymał odpowiedni dla siebie zakres wiedzy, materiałów szkoleniowych oraz pakietu sprawdzonych wzorów kompatybilnych ze sobą dokumentów.  

[autopromocja] #zfśs 

Jeśli ten artykuł Ci się podobał i wniósł dla Ciebie wartość polub go, lub udostępnij, aby i inni mogli czerpać z niego wiedzę.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 04 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, (tekst jednolity Dz. U. z 2022 r. poz. 923 z późn. zmianami), zwana ustawą o ZFŚS.
2. Joanna Krystyna Robak, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a komisja socjalna i związki zawodowe. Czy można utworzyć komisję socjalną? Rozwiązania praktyczne z omówieniem„, Nowy Sącz, 2019r.

Jeśli wpis Ci się podobał i wniósł dla Ciebie wartość, udostępnij go. Dzięki temu inni będą mogli z niego skorzystać.

Ważne:

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.

[autopromocja]

Autor tekstu: Joanna Krystyna Robak

Ekonomista. Ekspert z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Od 1997r. do 2013r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych.W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010r. do 2017r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie, Wyższej Szkoły Nauk o Zdrowiu oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie. 

Posiada blisko 30-letnie doświadczenie w pracy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zarówno w sektorze publicznym, między innymi w jednostkach budżetowych, w tym w publicznych placówkach oświatowych, jak również w sektorze prywatnym, w tym w dużych spółkach. Pomaga ułożyć ZFŚS u różnych pracodawców biorąc pod uwagę ich specyfikę.

Autor licznych publikacji oraz licznych książek z zakresu ZFŚS. Autor Akademii ZFŚS – Praktycznego Kursu, specjalistycznych szkoleń oraz ZFSSlettera, największego w Polsce, eksperckiego newslettera dedykowanego w całości sprawom ZFŚS.

Praktyk.

Dzięki opiniom klientów:

Uhonorowana prestiżową nagrodą w XIX edycji konkursu Polish Businesswomen Awards w kategorii:

Lider w dziedzinie przekazywania wiedzy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zdobywca 1 miejsca w Nowym Sączu w konkursie Orły Edukacji w 2024 roku.

W 2025 roku uzyskała status GOLD w Konkursie Orły Edukacji edycja ogólnopolska
i znalazła się w ścisłej czołówce najlepszych firm szkoleniowych w Polsce.

   

Artykuł Czy komisja socjalna do celów ZFŚS jest nielegalna? pochodzi z serwisu Akademia Edukacyjna ASERTO.