Pracodawcy zatrudniający obywateli Ukrainy, mają możliwość niesienia pomocy dla swoich pracowników nie tylko ze środków obrotowych (co ostatnio często ma miejsce), ale również ze środków ZFŚS. 

[autopromocja]

Każdy pracownik oraz jego rodzina jest uprawniony do korzystania ze środków ZFŚS (zakładowego funduszu świadczeń socjalnych).

Pracownik zatrudniony na umowę o pracę lub inną umowę o podobnym charakterze, który jest obywatelem innego kraju (np. Ukrainy) ma prawo do korzystania z ZFŚS od pierwszego do ostatniego dnia zatrudnienia. Wielu pracowników cudzoziemców tego nie wie i można im o tym przypomnieć. W czasie trwania zatrudnienia, prawo do korzystania z ZFŚS ma także rodzina pracownika. 

Definicja rodziny zawarta jest (a przynajmniej powinna być zawarta) w regulaminie ZFŚS.

Każdy pracodawca może mieć inną definicję, więc warto zajrzeć do regulaminu i ustalić kto z rodziny cudzoziemca może korzystać z ZFŚS. 

W regulaminie ZFŚS jest też uregulowanie dotyczące form pomocy. Warto sprawdzić o jakie rodzaje świadczeń może się starać pracownik (np. obywatel Ukrainy). Jeśli pracodawca nie ma w regulaminie rodzajów świadczeń pasujących do obecnej sytuacji, to w razie chęci udzielenia pomocy może się zastanowić nad szybką zmianą regulaminu – oczywiście zmiana regulaminu może nastąpić jedynie zgodnie z obowiązującą procedurą. 

Rodzaje świadczeń najtrafniejsze w obecnej sytuacji, to w szczególności:

• pomoc finansowa przydzielana w związku z trudną sytuacją socjalną,
• pomoc rzeczowa w związku z trudną sytuacją życiową, rodzinną i materialną, 
• zapomoga losowa (odpowiednio zdefiniowana).

Przypominam, że świadczenia przydziela się na wniosek, po otrzymaniu od pracownika oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Wysokość świadczenia uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (art. 8 ust. 1 i 1a ustawy o ZFŚS). Warto aby pracownik przed wyjazdem złożył stosowne dokumenty. 

Wiem, że w takiej sytuacji jaką mamy obecnie, zwykle o dokumentacji się nie myśli, ale jednak nalegam, aby nie zaniedbywać dokumentacji, ponieważ możliwe, że nie każdy kontrolujący będzie wyrozumiały podczas kontroli środków ZFŚS. Uruchomienie pieniędzy ze środków ZFŚS musi odbywać się ściśle wg przepisów prawa. 

[autopromocja]

Przypominam, że jeśli pracodawca nie stosuje się do przepisów prawa, wówczas może załapać się na przykład na karę grzywny ze strony PIP (art. 12a ustawy o ZFŚS). Mogą czekać go również inne konsekwencje ze strony np. ZUS czy organów skarbowych.

Proponuję, aby wniosek (lub wnioski, ponieważ pracownik może starać się o więcej niż jeden rodzaj pomocy) rozpatrzyć w trybie pilnym oraz niezwłocznie wypłacić pieniądze lub przyznać pomoc rzeczową. Nie ma co z tym zwlekać w obecnej sytuacji, kiedy liczy się każdy dzień.

Jeśli chcesz być na bieżąco, zapisz się do ZFSSlettera, (specjalistycznego newslettera w zakresie ZFŚS). Będę Cię informować o ważnych sprawach dotyczących ZFŚS.

Adres do zapisu: www.zfssedukacja.pl

Źródła:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2021r. poz. 746 z późn. zmianami)

Ważne:

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.

Zobacz też artykuł: Czy można z ZFŚS przekazać pomoc na Ukrainę lub dla uchodźców?

[autopromocja]

Autor tekstu: Joanna Krystyna Robak

Ekonomista. Ekspert z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Od 1997r. do 2013r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych.W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010r. do 2017r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie, Wyższej Szkoły Nauk o Zdrowiu oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie. 

Posiada blisko 30-letnie doświadczenie w pracy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zarówno w sektorze publicznym, między innymi w jednostkach budżetowych, w tym w publicznych placówkach oświatowych, jak również w sektorze prywatnym, w tym w dużych spółkach. Pomaga ułożyć ZFŚS u różnych pracodawców biorąc pod uwagę ich specyfikę.

Autor licznych publikacji oraz licznych książek z zakresu ZFŚS. Autor Akademii ZFŚS – Praktycznego Kursu, specjalistycznych szkoleń oraz ZFSSlettera, największego w Polsce, eksperckiego newslettera dedykowanego w całości sprawom ZFŚS.

Praktyk.

Dzięki opiniom klientów:

Uhonorowana prestiżową nagrodą w XIX edycji konkursu Polish Businesswomen Awards w kategorii:

Lider w dziedzinie przekazywania wiedzy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zdobywca 1 miejsca w Nowym Sączu w konkursie Orły Edukacji w 2024 roku.

W 2025 roku uzyskała status GOLD w Konkursie Orły Edukacji edycja ogólnopolska
i znalazła się w ścisłej czołówce najlepszych firm szkoleniowych w Polsce.

   

Artykuł Jak z ZFŚS można pomóc pracownikom z Ukrainy i ich rodzinom? pochodzi z serwisu Akademia Edukacyjna ASERTO.

Czy jest to możliwe?

Trzeba zastanowić się nad rożnymi aspektami, aby w porywie serca nie złamać prawa. Wszystkie kroki zawsze trzeba dobrze przemyśleć, zwłaszcza, jeśli chodzi o uruchomienie funduszu celowego, jakim jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. 

Otrzymałam następujące pytania: 

1. Czy można przekazać na Ukrainę pomoc humanitarną na przykład pieniądze lub koce, środki czystości, odzież, żywność zakupioną z konta ZFŚS?

2. Czy można zakupić odzież, żywność i środki czystości z ZFŚS i przekazać je uchodźcom z Ukrainy w Polsce?

Odpowiedź: 

ZFŚS jest funduszem celowym. Oznacza to, że środki Funduszu mogą być wydatkowane na określone cele, wskazane w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych [1] oraz uściślone w regulaminie ZFŚS. Zatem pracodawca może wydatkować środki Funduszu tylko na te rodzaje pomocy, które określił w swoim regulaminie.

Jednak, to nie jedyny warunek uruchomienia pieniędzy z ZFŚS.

Środki Funduszu przyznawane są konkretnej osobie uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS). Nie mogą być wydatkowane bezosobowo, w sensie przekazane na Ukrainę na pomoc humanitarną. Nie pozwala na to ustawa o ZFŚS. Z tego wynika, że odpowiedź na pierwsze pytanie brzmi zdecydowanie „nie„. Nie możemy wysłać na Ukrainę pieniędzy zgromadzonych na koncie bankowym ZFŚS. Gdybyśmy za te pieniądze zakupili koce, środki czystości, odzież, czy żywność, zapakowali je i wysłali na Ukrainę (lub skorzystali z pośrednictwa fundacji, stowarzyszeń lub innych osób zajmujących się takimi akcjami), to takie postępowanie niestety również nie będzie zgodne z ustawą o ZFŚS.

[autopromocja]

Natomiast odpowiedź na drugie pytanie nie jest już taka oczywista, ponieważ jest uzależniona od tego, co pracodawca postanowił w regulaminie ZFŚS.

Całkiem możliwe, że dzisiaj prawie żaden pracodawca nie ma możliwości wspomóc uchodźców z Ukrainy ze środków ZFŚS. 

Teoretycznie istnieje możliwość przekazania środków ZFŚS na rzecz konkretnych uchodźców, ale pod warunkiem posiadania stosownych zapisów w regulaminie ZFŚS. Niektórzy pracodawcy mają możliwość oraz chęć zmiany regulaminu w trakcie roku i wprowadzenia stosownych zapisów. W myśl ustawy o ZFŚS (art. 2 pkt. 5) osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są:

• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny,
• inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS.

Chcąc wspomóc uchodźców, pracodawca musiałby upoważnić ich w regulaminie ZFŚS do korzystania ze świadczeń finansowanych z ZFŚS.

Od razu przypomnę, że świadczenia przyznaje się w oparciu o art. 8 ust. 1, czyli uzależniając od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Uchodźcy z reguły mają bardzo trudną sytuację socjalną. 

Pragnę zauważyć, że pracodawca nie może dokonać odpisu na ZFŚS na uchodźców. Jeśli chce wspomóc uchodźców, to musi to zrobić „kosztem” pracowników, emerytów oraz ich rodzin. Co to znaczy? Środki ZFŚS są ograniczone i jeśli pracodawca nie dokona większego odpisu, nie będzie miał możliwości przelać więcej pieniędzy na konto ZFŚS, a chce wspomóc dodatkowe osoby, to będzie miał mniej pieniędzy np. dla własnych pracowników i ich rodzin.

Pracodawca nie może podejmować działań niezgodnych z regulaminem, ani na własną rękę zmienić sobie regulaminu ZFŚS. 

Regulamin bezwzględnie musi zostać uzgodniony z działającymi na terenie zakładu pracy organizacjami związkowymi. Tam gdzie nie ma związków zawodowych, uzgadniamy regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Jeśli pracodawca przekaże pomoc ze środków ZFŚS na rzeczy uchodźców bez stosownych zapisów w regulaminie lub bez zmiany regulaminu o te zapisy to łamie prawo. Podobna sytuacja jest w przypadku, gdyby pracodawca wysłał pieniądze z konta ZFŚS na Ukrainę. Jest to niezgodne z ustawą o ZFŚS.

[autopromocja]

Przypominam, że jeśli pracodawca nie stosuje się do przepisów prawa, wówczas może załapać się na przykład na karę grzywny ze strony PIP (art. 12a ustawy o ZFŚS).

Zawsze warto pomagać, zwłaszcza ze swojej kieszeni, jednak jeśli dysponuje się środkami funduszu celowego, jakim jest ZFŚS, to należy stosować się do przepisów ustawy o ZFŚS. 

Pragnę zwrócić uwagę na fakt, że środki ZFŚS np. w przypadku jednostek budżetowych, w tym publicznych placówek oświatowych są środkami publicznymi, które podlegają dodatkowym przepisom prawa.

Życie stawia przed pracodawcami coraz to nowe wyzwania. Nawet takie, których jeszcze parę lat temu nikt by się nie spodziewał.

Dobrą wiadomością jest to, że możemy przygotować regulamin ZFŚS już teraz w taki sposób, aby pomoc dla pracowników, emerytów i innych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS działała sprawnie i sprawiedliwie nawet w tych trudniejszych i niepewnych czasach. 

Jeśli chcesz być na bieżąco, zapisz się do ZFSSlettera, (specjalistycznego newslettera w zakresie ZFŚS). Będę Cię informować o ważnych sprawach dotyczących ZFŚS.

Adres do zapisu: www.zfssedukacja.pl

Źródła:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2021r. poz. 746 z późn. zmianami).

Ważne:

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.

Zobacz też artykuł: Jak z ZFŚS można pomóc pracownikom z Ukrainy i ich rodzinom?

Autor tekstu: Joanna Krystyna Robak

Ekonomista. Ekspert z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Od 1997r. do 2013r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych.W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010r. do 2017r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie, Wyższej Szkoły Nauk o Zdrowiu oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie. 

Posiada blisko 30-letnie doświadczenie w pracy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zarówno w sektorze publicznym, między innymi w jednostkach budżetowych, w tym w publicznych placówkach oświatowych, jak również w sektorze prywatnym, w tym w dużych spółkach. Pomaga ułożyć ZFŚS u różnych pracodawców biorąc pod uwagę ich specyfikę.

Autor licznych publikacji oraz licznych książek z zakresu ZFŚS. Autor Akademii ZFŚS – Praktycznego Kursu, specjalistycznych szkoleń oraz ZFSSlettera, największego w Polsce, eksperckiego newslettera dedykowanego w całości sprawom ZFŚS.

Praktyk.

Dzięki opiniom klientów:

Uhonorowana prestiżową nagrodą w XIX edycji konkursu Polish Businesswomen Awards w kategorii:

Lider w dziedzinie przekazywania wiedzy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zdobywca 1 miejsca w Nowym Sączu w konkursie Orły Edukacji w 2024 roku.

W 2025 roku uzyskała status GOLD w Konkursie Orły Edukacji edycja ogólnopolska
i znalazła się w ścisłej czołówce najlepszych firm szkoleniowych w Polsce.

   

Artykuł Czy można z ZFŚS przekazać pomoc na Ukrainę lub dla uchodźców? pochodzi z serwisu Akademia Edukacyjna ASERTO.