Polacy aktywnie włączyli się w pomoc humanitarną w związku z wojną na Ukrainie. Przekazują środki finansowe i rzeczowe. Niektórzy chcieliby nieść pomoc uruchamiając środki ZFŚS.  Czy można ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przekazać wsparcie na Ukrainę lub ofiarować go uchodźcom, którzy trafili do Polski?

Czy jest to możliwe?

Trzeba zastanowić się nad rożnymi aspektami, aby w porywie serca nie złamać prawa. Wszystkie kroki zawsze trzeba dobrze przemyśleć, zwłaszcza, jeśli chodzi o uruchomienie funduszu celowego, jakim jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. 

 

 

Otrzymałam następujące pytania: 

1. Czy można przekazać na Ukrainę pomoc humanitarną na przykład pieniądze lub koce, środki czystości, odzież, żywność zakupioną z konta ZFŚS?

2. Czy można zakupić odzież, żywność i środki czystości z ZFŚS i przekazać je uchodźcom z Ukrainy w Polsce?

Odpowiedź: 

ZFŚS jest funduszem celowym. Oznacza to, że środki Funduszu mogą być wydatkowane na określone cele, wskazane w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych [1] oraz uściślone w regulaminie ZFŚS. Zatem pracodawca może wydatkować środki Funduszu tylko na te rodzaje pomocy, które określił w swoim regulaminie.

Jednak, to nie jedyny warunek uruchomienia pieniędzy z ZFŚS.

Środki Funduszu przyznawane są konkretnej osobie uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS). Nie mogą być wydatkowane bezosobowo, w sensie przekazane na Ukrainę na pomoc humanitarną. Nie pozwala na to ustawa o ZFŚS. Z tego wynika, że odpowiedź na pierwsze pytanie brzmi zdecydowanie „nie„. Nie możemy wysłać na Ukrainę pieniędzy zgromadzonych na koncie bankowym ZFŚS. Gdybyśmy za te pieniądze zakupili koce, środki czystości, odzież, czy żywność, zapakowali je i wysłali na Ukrainę (lub skorzystali z pośrednictwa fundacji, stowarzyszeń lub innych osób zajmujących się takimi akcjami), to takie postępowanie niestety również nie będzie zgodne z ustawą o ZFŚS.

 

 

Natomiast odpowiedź na drugie pytanie nie jest już taka oczywista, ponieważ jest uzależniona od tego, co pracodawca postanowił w regulaminie ZFŚS.

Całkiem możliwe, że dzisiaj prawie żaden pracodawca nie ma możliwości wspomóc uchodźców z Ukrainy ze środków ZFŚS. 

Teoretycznie istnieje możliwość przekazania środków ZFŚS na rzecz konkretnych uchodźców, ale pod warunkiem posiadania stosownych zapisów w regulaminie ZFŚS. Niektórzy pracodawcy mają możliwość oraz chęć zmiany regulaminu w trakcie roku i wprowadzenia stosownych zapisów. W myśl ustawy o ZFŚS (art. 2 pkt. 5) osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są:

• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny,
• inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS.

Chcąc wspomóc uchodźców, pracodawca musiałby upoważnić ich w regulaminie ZFŚS do korzystania ze świadczeń finansowanych z ZFŚS.

Od razu przypomnę, że świadczenia przyznaje się w oparciu o art. 8 ust. 1, czyli uzależniając od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Uchodźcy z reguły mają bardzo trudną sytuację socjalną. 

Pragnę zauważyć, że pracodawca nie może dokonać odpisu na ZFŚS na uchodźców. Jeśli chce wspomóc uchodźców, to musi to zrobić „kosztem” pracowników, emerytów oraz ich rodzin. Co to znaczy? Środki ZFŚS są ograniczone i jeśli pracodawca nie dokona większego odpisu, nie będzie miał możliwości przelać więcej pieniędzy na konto ZFŚS, a chce wspomóc dodatkowe osoby, to będzie miał mniej pieniędzy np. dla własnych pracowników i ich rodzin.

Pracodawca nie może podejmować działań niezgodnych z regulaminem, ani na własną rękę zmienić sobie regulaminu ZFŚS. 

Regulamin bezwzględnie musi zostać uzgodniony z działającymi na terenie zakładu pracy organizacjami związkowymi. Tam gdzie nie ma związków zawodowych, uzgadniamy regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Jeśli pracodawca przekaże pomoc ze środków ZFŚS na rzeczy uchodźców bez stosownych zapisów w regulaminie lub bez zmiany regulaminu o te zapisy to łamie prawo. Podobna sytuacja jest w przypadku, gdyby pracodawca wysłał pieniądze z konta ZFŚS na Ukrainę. Jest to niezgodne z ustawą o ZFŚS.

 

Przypominam, że jeśli pracodawca nie stosuje się do przepisów prawa, wówczas może załapać się na przykład na karę grzywny ze strony PIP (art. 12a ustawy o ZFŚS).

Zawsze warto pomagać, zwłaszcza ze swojej kieszeni, jednak jeśli dysponuje się środkami funduszu celowego, jakim jest ZFŚS, to należy stosować się do przepisów ustawy o ZFŚS. 

Pragnę zwrócić uwagę na fakt, że środki ZFŚS np. w przypadku jednostek budżetowych, w tym publicznych placówek oświatowych są środkami publicznymi, które podlegają dodatkowym przepisom prawa.

Życie stawia przed pracodawcami coraz to nowe wyzwania. Nawet takie, których jeszcze parę lat temu nikt by się nie spodziewał.

Dobrą wiadomością jest to, że możemy przygotować regulamin ZFŚS już teraz w taki sposób, aby pomoc dla pracowników, emerytów i innych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS działała sprawnie i sprawiedliwie nawet w tych trudniejszych i niepewnych czasach. 

Jeśli chcesz być na bieżąco, zapisz się do ZFSSlettera, (specjalistycznego newslettera w zakresie ZFŚS). Będę Cię informować o ważnych sprawach dotyczących ZFŚS.

Adres do zapisu: www.zfssedukacja.pl

 

 

Źródła:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2021r. poz. 746 z późn. zmianami).

Ważne:

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.

Zobacz też artykuł: Jak z ZFŚS można pomóc pracownikom z Ukrainy i ich rodzinom?

 

Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia praktycznego jej autora i jest aktualna w chwili jej publikacji. Podane w niej informacje, zaproponowane rozwiązania i wskazówki dotyczą sytuacji typowych. Wskazane propozycje mogą wymagać dodatkowych konsultacji, w celu dostosowania do wewnętrznej sytuacji w zakładzie pracy. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autor oraz wydawca nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w niniejszej publikacji wskazówek, przykładów i informacji do indywidualnych, nietypowych przypadków. Informacje zawarte w niniejszej publikacji nie mają charakteru porady czy opinii prawnej. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny.