Bony towarowe z ZFŚS – korzyść czy pułapka?
Bony towarowe z ZFŚS – korzyść czy pułapka?
Historia z życia wzięta Pani Anny, głównej księgowej:
Panią Annę poznałam na jednym z moich szkoleń, na które zapisała się z obawy przed kontrolą i karą za nieprawidłowe wydatkowanie środków. Pani Anna opowiedziała mi, że jej koleżanka miała kontrolę z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w wyniku której pracodawca musiał zapłacić składki do ZUS od każdego wydanego bonu towarowego opłaconego ze środków ZFŚS. Koleżanka wydawała ze środków ZFŚS bony o jednakowej wartości dla każdego pracownika. Była to spora kwota, ponieważ dotyczyła ponad 130 pracowników.
U Pani Anny również wszyscy otrzymywali bony towarowe w takiej samej kwocie. Pani Anna stresowała się tą sytuacją. Z jednej strony obawiała się, że w razie kontroli będzie gruby problem, z drugiej strony pracownicy co roku liczyli na te bony, ponieważ przyzwyczaili się do ich otrzymywania. Uważali, że bony są lepsze niż paczki, bo dają swobodę wyboru, ponieważ można iść do wybranego sklepu i nabyć to, co się chce.
Czy jest możliwe finansowanie bonów towarowych z ZFŚS?
- wartość bonu nie wlicza się do limitu kwoty wolnej od podatku dla pracownika, stąd też otrzymanie bonu wiąże się z zapłatą podatku przez pracownika, a więc pracownikowi zostaje mniej „w kieszeni” w porównaniu do tego, co by otrzymał, gdyby świadczenie było rzeczowe lub pieniężne. Tylko nieliczni są zwolnieni z podatku, na podstawie indywidualnych zwolnień ustawowych, więc spora większość musi go zapłacić.
- bony nie są przekazywane pracodawcy za darmo. Zwykle pracodawca musi ponieść dodatkowe koszty w postaci opłaty za każdy zakupiony bon. Tej opłaty pracodawca nie może zapłacić ze środków ZFŚS, a niestety w praktyce często pracodawcy pokrywają te koszty ze środków Funduszu, co jest poważnym błędem i może skutkować karami w razie kontroli.
- bony mają określone nominały, co często komplikuje dopasowanie ich wartości do indywidualnych kwot dofinansowania dla osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. To dodatkowa praca dla osoby zajmującej się bonami i ryzyko błędów. Bony z ZFŚS nie mogą być rozdawane wszystkim po równo, ponieważ przeczy to ustawie o ZFŚS (art. 8 ust. 1). Dlatego, gdy ZUS dotarł na kontrolę do koleżanki Pani Anny, to słusznie zażądał składek od wartości przekazanych pracownikom bonów.
Panią Annę najbardziej zaskoczyła informacja o tym, że bony nie mogą być przekazywane w równych kwotach dla wszystkich oraz brak możliwości ponoszenia opłaty za bon ze środków Funduszu.
Po drugie, warto się zastanowić, czy bony rzeczywiście dają swobodę wyboru. Moim zdaniem należy zwrócić uwagę na fakt, że realizacja bonów jest ograniczona do wybranych sklepów i placówek. Nie każdy znajdzie w danym sklepie to, co chciałby nabyć. Nie każdy ma też czas udać się do tego konkretnego sklepu.
Po trzecie, w praktyce są lepsze rozwiązania, które zaproponowałam Pani Annie.
Jakie to rozwiązania?
Wypłata świadczeń w pieniądzu. Pracownik, otrzymując pieniądze, nie jest w żaden sposób ograniczony i może wydać je na to, czego aktualnie potrzebuje. Wszystko zależy od zapisów w regulaminie ZFŚS, jednak najcześciej może opłacić rachunki, kupić leki, czy po prostu kupić w dowolnym sklepie (nawet internetowym) to, czego aktualnie najbardziej potrzebuje. Dofinansowanie z Funduszu przyznane w pieniądzu wlicza się pracownikowi do kwoty wolnej od podatku, która w 2024 roku wynosi 1000 zł.
Pani Anna przyznała, że zmiana bonów na dofinansowanie w pieniądzu ma sens i nikt na tym nie straci, a wręcz przeciwnie — zyska. Zyskają pracownicy na podatku, am ponadto każdy będzie mógł zakupić to, co będzie chciał i gdzie będzie chciał. Co ważne, osoby zajmujące się sprawami ZFŚS oszczędzą swój czas, ponieważ przekazanie pieniędzy jest dużo łatwiejsze niż organizacja bonów. Poza tym nikt nie będzie musiał przychodzić i odbierać bonów (co jest problematyczne np. gdy ktoś jest chory lub na urlopie macierzyńskim, wychowawczym, czy emeryturze), ponieważ pieniądze zostaną przekazane bezpośrednio na konta bankowe beneficjentów. Jest to szybsze i tańsze rozwiązanie również dla pracodawcy, ponieważ nie ponosi dodatkowych kosztów.
Po szkoleniu i naszej rozmowie, Pani Anna zaproponowała pracodawcy nowe, lepsze rozwiązania. Podpowiedziałam jakich argumentów warto użyć, żeby zacząć działać zgodnie z prawem, czyli różnicować wysokość świadczeń oraz przy okazji usprawnić kilka rzeczy. Szefowi Pani Anny spodobał się ten pomysł, porozumiał się ze związkami zawodowymi. Zmieniono regulamin ZFŚS w taki sposób, że zamieniono bony towarowe na dofinansowanie w pieniądzu oraz usprawniono kilka innych rzeczy.
Jaki był finał całej historii?
Okazało się, że pracownicy docenili większą elastyczność i korzyści podatkowe. Natomiast pracodawca uniknął niepotrzebnych komplikacji i ryzyka kar.
Były też pozorne minusy wprowadzenia tego rozwiązania. Niektórym pracownikom nie podobało się to, że wartość dofinansowania jest zróżnicowana. Chcieli, aby każdy miał dofinansowanie w takiej samej kwocie, ponieważ to wydawało się pracownikom sprawiedliwe. Na szczęście pracodawca nie ugiął się pod naporem tych pracowników i pozostawił dopłatę w zróżnicowanej kwocie.
Po roku od tego zabiegu przyszła kontrola również do Pani Anny. Na szczęście sprawdzano bieżący rok, ten, który był prowadzony już zgodnie z prawem, gdzie wartość dofinansowania była zróżnicowana.
Pani Anna zadzwoniła do mnie z podziękowaniem za poddanie pomysłu wprowadzenia zmian i pomoc w przeprowadzeniu całej procedury. Dużo by ją kosztowało, gdyby kontrola przyszła, zanim to wszystko wyprostowała.
Nadchodzi czas, gdy pracodawcy planują świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ważne jest, by robić to świadomie, unikając kosztownych błędów i niepotrzebnych komplikacji.
Najbliższa bezpłatna okazja na sprawdzenie, czy Państwa ZFŚS zawiera błędy to
bezpłatny webinar szkoleniowy:
„KOSZTOWNE BŁĘDY w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) i ich konsekwencje – odpowiedzi na pytania”,
który odbędzie się 13 listopada 2024 r.
Szczegóły szkolenia i zapisy pod adresem www.aserto.edu.pl/webinar-zfss-blog.
Serdecznie zapraszam.
Z pozdrowieniami,
Joanna Krystyna Robak
___________________________
Ważne:
Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.
Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.
Joanna Krystyna Robak
Ekonomista. Ekspert z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Od 1997r. do 2013r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych. W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010r. do 2017r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie, Wyższej Szkoły Nauk o Zdrowiu oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie.
Od 2009r. uznany i ceniony przez uczestników szkoleń trener z zakresu prawa pracy, kadr i płac, a w szczególności ZFŚS. Posiada ponad 28-letnie doświadczenie w pracy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zwłaszcza w jednostkach budżetowych, w tym w szkołach. Certyfikowany trener i egzaminator wg Standardów Jakości VCC z zakresu kadr i płac.
Autor wielu publikacji oraz kilkunastu książek na temat ZFŚS. Autor Akademii ZFŚS oraz ZFSSlettera, największe
Praktyk.
Dzięki opiniom klientów:
Uhonorowana prestiżową nagrodą w XIX edycji konkursu Polish Businesswomen Awards w kategorii:
Lider w dziedzinie przekazywania wiedzy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Zdobywca 1 miejsca w Nowym Sączu w konkursie Orły Edukacji.
Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia praktycznego jej autora i jest aktualna w chwili jej publikacji. Podane w niej informacje, zaproponowane rozwiązania i wskazówki dotyczą sytuacji typowych. Wskazane propozycje mogą wymagać dodatkowych konsultacji, w celu dostosowania do wewnętrznej sytuacji w zakładzie pracy. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autor oraz wydawca nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w niniejszej publikacji wskazówek, przykładów i informacji do indywidualnych, nietypowych przypadków. Informacje zawarte w niniejszej publikacji nie mają charakteru porady czy opinii prawnej. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny.
0 komentarzy