fbpx

Obowiązek przeglądu danych osobowych do celów ZFŚS

Opublikowane przez Joanna Krystyna Robak w dniu

Zbliża się koniec roku, więc opublikowałam na stronie facebook.com/ZFSSedukcja przypomnienie w zakresie obowiązku przeglądu danych osobowych do celów ZFŚS.

W komentarzach pod tym przypomnieniem, wiele osób zgłosiło chęć zgłębienia tego tematu, stąd też postanowiłam napisać ten artykuł.

Pomimo tego, że wielokrotnie w ciągu roku wspominałam o tym obowiązku podczas licznych live i bezpłatnych webinariów, okazało się, że nie wszyscy jeszcze o nim słyszeli. Nie dziwię się, ponieważ jest to jeden z nowych obowiązków, który został wprowadzony do ustawy o ZFŚS w 2019r., obowiązuje od 4 maja 2019r.

Podczas prowadzonych szkoleń, wielokrotnie przekonuję się, że jest jeszcze wiele rzeczy, na które pracodawcy nie zwrócili uwagi, a które wykonywać powinni, ponieważ do tego obligują ich przepisy prawa.

Warto pamiętać o art. 12a ustawy o ZFŚS, który mówi, że „Kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny”. Karę grzywny wymierza Państwowa Inspekcja Pracy w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Najczęściej spotykane wysokości kary grzywny, o jakich wspominały na szkoleniach osoby ukarane (niestety najpierw zostały ukarane, a potem zaczęły się szkolić), to kwoty 1000 zł, a nawet sporadycznie zdarzały się kwoty 5000 zł, chociaż kary mogą też być niższe niż 1000 zł. Nie pokazuję tego, aby straszyć, ale żeby uświadomić i przestrzec.

Obowiązek przeglądu danych osobowych

Zajmijmy się obowiązkiem przeglądu danych, ponieważ czas na to mija co roku 31 grudnia.

Od 4 maja 2019r. obowiązuje nowy przepis dodany do ustawy o ZFŚS. Jest to art. 8 ust. 1d, który obliguje pracodawcę do dokonania przeglądu danych osobowych, które zgromadził w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości. Pracodawca gromadzi oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS oraz może żądać różnego rodzaju zaświadczeń i oświadczeń w zakresie potwierdzenia danych zawartych w oświadczeniu. Zaświadczenia i oświadczenia mogą dotyczyć sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

Pracodawca ma obowiązek przeglądać zgromadzone dane nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

Ustawa o ZFŚS nakłada również kolejny obowiązek, czyli usunięcia danych osobowych, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w art. 8 ust. 1a i ust. 1c ustawy o ZFŚS.

O co chodzi z art. 8 ust. 1a i ust. 1c?

Art. 8 ust. 1a dotyczy udostępnienia pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w CELU PRZYZNANIA ulgowej usługi i świadczenia oraz DOPŁATY z ZFŚS i USTALENIA ich WYSOKOŚCI. Ale ……. UWAGA, pracodawca nie niszczy dokumentacji od razu po tym jak przyzna świadczenie, a niektórzy tak robią, bojąc się RODO. Myślą, że lepiej nic nie przechowywać, że nie mogą posiadać dokumentacji, a niektórzy niestety nawet nie pobierają oświadczeń o sytuacji socjalnej ani wniosków od pracowników, bojąc się RODO. Nic gorszego nie można zrobić, ale to długi temat, na odrębny artykuł. Podejmuję go zawsze na każdym szkoleniu.

RODO polega na ochronie danych osobowych, a nie na tym, żeby rozdawać pieniądze ZFŚS beż żadnej dokumentacji. Przestrzegam zwłaszcza jednostki budżetowe (w tym publiczne placówki oświatowe). Pieniądze ZFŚS w tych jednostkach są pieniędzmi PUBLICZNYMI, więc tym bardziej należy dbać o dokumentację do celów dowodowych, aby wykazać, że pieniądze były właściwie rozdysponowane.

Podczas szkoleń i webinariów przedstawiam jak prawidłowo wydatkować środki ZFŚS.

Przyjrzyjmy się art. 8 ust. 1c – nowość od 2019r.  Mówi on o tym, że pracodawca przetwarza dane osobowe, (które zgromadził w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości), przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Zwracam uwagę na ostatnią cześć zdania, tj., pracodawca przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Co to znaczy „przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń”?

To znaczy, że na przykład jeśli pracodawca przyznał pożyczkę mieszkaniową, a pracownik jej jeszcze nie spłacił, albo co gorsze, trwa windykacja, to dokumentów dotyczących pożyczki nie możemy usunąć do czasu zakończenia dochodzenia spłaty.

Roszczenia może mieć do pracodawcy np. organ skarbowy w zakresie zobowiązań podatkowych. Jeśli będzie prowadzona kontrola prawidłowości odprowadzenia zaliczki na podatek, pracodawca powinien dysponować dokumentami, dzięki którym udowodni słuszność swojego postępowania. Czyli, na przykład, jeśli pracodawca przyznał zapomogę losową, która jest zwolniona z opodatkowania, to musi posiadać dokumenty świadczące, że dana zapomoga była faktycznie zapomogą losową. Jeśli pracodawca przyznał pracownikowi zapomogę w związku z długotrwałą chorobą, to musi mieć oprócz wniosku i oświadczenia o sytuacji socjalnej pracownika również zaświadczenie lekarskie o długotrwałej chorobie, aby udowodnić, że słusznie zastosowano zwolnienie od podatku. Przypominam, że w zaświadczeniu lekarz nie powinien podawać nazwy konkretnej choroby, to byłoby zbyt wiele informacji.

Czy możemy usunąć w ciągu roku oświadczenia dotyczące sytuacji socjalnej i wnioski?

Niektóre dokumenty przechowujemy aż do czasu, kiedy minie okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Na przykład przechowujemy je 5 lat od roku, w którym był wymagalny podatek. Moim zdaniem do takich dokumentów należą w szczególności:

  • oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej,
  • wnioski o wypłatę świadczenia,
  • dokumenty niezbędne do zastosowania ulgi podatkowej jak np. zaświadczenie lekarza o długotrwałej chorobie,
  • dokumenty potwierdzające zasadność przyznania zapomogi losowej,
  • dokumenty potwierdzające, że dziecko korzystało z wypoczynku np. w formie kolonii zorganizowanej przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.
  • inne niezbędne dokumenty na podstawie których pracodawca przyznaje konkretne rodzaje świadczeń.

Które dokumenty, konkretnie, należy usunąć?

Moim zdaniem, pracodawca usuwa te dokumenty, których nie powinien nigdy gromadzić, na przykład:

  • karty ze szpitala,
  • wyniki badań lekarskich (EKG, badania krwi i inne),
  • faktury z apteki,
  • kopie aktów zgonu,
  • kopie aktów urodzenia się dzieci,
  • kopie deklaracji PIT,
  • inne dokumenty, które nie są konieczne do przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, a zawierają zbyt dużo danych osobowych.

Pracodawca nie powinien ich żądać, ale skoro znalazły się w dokumentacji, to moim zdaniem powinien je usunąć.

Uważam, że powinien również usunąć z archiwum lub składnicy akt stare dokumenty z ZFŚS, które nie są podstawą do dochodzenia praw lub roszczeń, a ich okres przechowywania minął. Trzeba przeprowadzić brakowanie akt. Dokonuje tego odpowiednia osoba zajmująca się sprawami archiwizacji.

Czy zapis o przeglądzie danych osobowych musi być w regulaminie?

Nie, nie ma obowiązku ujmowania w regulaminie ZFŚS zapisu dotyczącego przeglądu danych. Ustawa tego nie narzuca. Jednak trzeba pamiętać, aby ten obowiązek wykonywać co najmniej raz w roku kalendarzowym. Ustawodawca nie określił kiedy dokładnie w ciągu roku ta czynność powinna być wykonywana. Może być ona dokonana na początku lub na końcu roku. Wybór dogodnego terminu należy do pracodawcy.

Natomiast jeśli pracodawca będzie chciał taki zapis umieścić w regulaminie, może to zrobić, może nawet określić konkretny termin przeglądu danych, ale wówczas musi pamiętać, żeby stosować się do zapisów regulaminu. Regulamin jest źródłem prawa w zakładzie pracy i musi być przestrzegany.  

Czy potrzebny jest raport z przeprowadzenia czynności przeglądania dokumentacji?

Ustawa o ZFŚS nie wspomina o konieczności posiadania raportu/protokołu  z przeprowadzenia czynności przeglądu danych osobowych, ale do celów dowodowych warto go mieć. Warto sporządzić protokół, w którym będzie informacja kiedy i kto dokonał czynności przeglądu danych osobowych oraz jakie dane zostały usunięte (jeśli była potrzeba usunięcia danych, jak np. faktury z apteki). Ten protokół będzie przydatny do celów dowodowych przed organami kontroli, aby udowodnić, że obowiązek z art. 8 ust. 1d został wypełniony w danym roku.

Kto ma obowiązek przeprowadzenia przeglądu danych szkole? Dyrektor, komisja socjalna, księgowość?

Obowiązek ma pracodawca (czyli Dyrektor), lub osoba, która w jego imieniu jest upoważniona do dokonywania konkretnych czynności. Zależy to od indywidualnych ustaleń i upoważnień w każdym zakładzie pracy.

Na zakończenie przedstawię opinię Urzędu Ochrony Danych Osobowych, (opublikowaną 06 lutego 2020r. na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1360)

Pracodawca musi co najmniej raz w roku sprawdzić, jakie dane przetwarza

Przepisy ustawy o ZFŚS zakładają, że pracodawca w ramach Funduszu przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia czy też dopłaty z tego źródła oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (np. zobowiązania podatkowe ulegają przedawnieniu po pięciu latach). (…)

Prezes UODO wskazuje, że RODO wymaga nieprzerwanego, ciągłego, prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych. Nie wystarczy więc dokonać jednorazowego przeglądu danych w istniejących zasobach. Przepisy te nakazują pracodawcy usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne, jest ściśle związane z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO), tj. przyznawanie świadczeń socjalno-bytowych w ramach działania Funduszu.

W praktyce oznacza to, że zarówno w podmiotach publicznych, jak i niepublicznych, pracodawcy prowadzący ZFŚS muszą dokonywać corocznych przeglądów, aby zweryfikować, czy przetwarzają jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Co ważne, przegląd dotyczy całości dokumentacji.

Pracodawca nie może zapomnieć o archiwizacji, jeśli dotyczy go ten wymóg

W przypadku pracodawcy będącego podmiotem publicznym, który zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji, istotne znaczenie przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ZFŚS będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Oznacza to, że jeżeli dokumentacji z działania Funduszu zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których prowadzony jest Fundusz będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Wówczas nie można ich zniszczyć aż do czasu, kiedy będą one podlegały brakowaniu. Zatem podmioty publiczne będą realizowały zarówno cele związane z ochroną danych osobowych w ramach działania Funduszu, jak i cele archiwizacyjne.

Odnosząc się natomiast do pracodawców działających jako podmioty prywatne, będą oni realizować jedynie obowiązki wynikające z ustawy o ZFŚS. Zgodnie z zasadą celowości pracodawcy mający status podmiotu prywatnego są zobowiązani dokonywać minimum raz w roku przeglądu danych osobowych oraz usuwać te dane, które dla celów związanych z prowadzeniem Funduszu są zbędne.”

Źródła:

  1. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2020r. poz. 1070)
  2. Ustawa z dnia 4 z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2020r. poz. 1426 z późniejszymi zmianami).
  3. Portal Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Jeśli pracodawca prowadzi ZFŚS, dotyczy go także RODO https://uodo.gov.pl/pl/138/1360 z dnia 06.02.2020r.

z pozdrowieniami,
Joanna Krystyna Robak

#zfśś #funduszscojalny #fundusz #socjalny #aserto #joannarobak #joannakrystynarobak

Ważne:

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

❤️Jeśli wpis Ci się podobał i wniósł dla Ciebie wartość, udostępnij go, aby i inni otrzymali informację o ZFŚS 🙂 🙂

Prowadzenie spraw ZFŚS wymaga wiedzy z różnych dziedzin oraz doświadczenia. Zmieniające się przepisy prawne wprowadzają coraz większe wątpliwości w wielu kwestiach, a za niewykonanie przepisów, lub nienależyte ich wykonanie, grożą kary. Można ich uniknąć, poznając czym jest ZFŚS oraz jak prawidłowo gospodarować środkami ZFŚS.

Warto skorzystać z certyfikowanego szkolenia:
podając kod zniżkowy: BLOG otrzymujesz niższą cenę o 10%

„Jak prawidłowo gospodarować środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w jednostkach budżetowych, (w tym oświatowych) – praktyczne warsztaty”

Dowiesz się między innymi:
  • jak prawidłowo badać sytuację socjalną, w świetle zmiany przepisów,
  • jakich dokumentów można żądać od pracownika, a jakich nie wolno,
  • jakie nowe obowiązki ciążą na pracodawcy od 2019r. (nie wszyscy je wykonują, a niedopełnienie ich podlega karze grzywny),
  • czy Twój obecny regulamin ZFŚS jest prawidłowy,
  • czy właściwie przyznajesz świadczenia z ZFŚS i czy narażasz się na różnego rodzaju kary finansowe.
Można nabyć nagranie, albo uczestniczyć w warsztatach na żywo przez Internet.
Więcej szczegółów tutaj: www.aserto.edu.pl/4h

Ważne:

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.

Autorem artykułu jest:

Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie jkr3.png

Joanna Krystyna Robak

Ekonomista. Ekspert z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz kadr i płac. Od 1997r. do 2013r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych. W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010r. do 2017r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie. Od 2009r. uznany i ceniony przez uczestników szkoleń trener z zakresu ekonomii, księgowości, kadr i płac, a głównie ZFŚS. Posiada ponad 20-letnie doświadczenie w pracy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych w jednostkach budżetowych, w tym w szkołach. Certyfikowany trener i egzaminator wg Standardów Jakości VCC z zakresu kadr i płac. Ponadto Autor licznych publikacji w zakresie ZFŚS, jak również autor książki „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych a komisja socjalna i związki zawodowe. Czy można utworzyć komisję socjalną? Rozwiązania praktyczne z omówieniem” oraz książki „ZFŚS zasady przyznawania wybranych świadczeń i opodatkowanie. Praktyk

www.joannarobak.pl

Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia praktycznego jej autora. Podane w niej informacje, zaproponowane rozwiązania i wskazówki dotyczą sytuacji typowych. Wskazane propozycje mogą wymagać dodatkowych konsultacji w celu dostosowania do wewnętrznej sytuacji w zakładzie pracy. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autor oraz wydawca nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w niniejszej publikacji wskazówek, przykładów i informacji do indywidualnych, nietypowych przypadków. Informacje zawarte w niniejszej publikacji nie mają charakteru porady czy opinii prawnej. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny.


0 Komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *