Pracodawca prowadzący ZFŚS ma obowiązek corocznego przeglądania danych oraz usuwania danych, które już nie są potrzebne do celów wymienionych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych[1]. Często wspominałam o tym obowiązku podczas licznych Facebook live oraz webinariów, ponieważ okazuje się, że nie wszyscy o nim słyszeli. Nie dziwię się, ponieważ jest to jeden ze stosunkowo nowych obowiązków. Obowiązuje od 4 maja 2019 roku.

W dzisiejszym zagonionym świecie, przeładowanym biurokracją, nie każdy mógł zauważyć zmianę przepisów w tym zakresie.

Niestety na wiele spraw pracodawcy nie zwracają uwagi i nie zawsze są świadomi, że przepisy prawa obligują ich do takich czy innych działań.

Warto pamiętać o art. 12a ustawy o ZFŚS, który mówi, że „Kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny”. Karę grzywny wymierza Państwowa Inspekcja Pracy w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Uczestnicy szkoleń najczęściej wspominały o karze grzywny w wysokości 1000 zł, chociaż sporadycznie zdarzały się w praktyce kary 5000 zł. Niestety, najpierw osoby te zostały ukarane, a potem zaczęły się szkolić. Nie pokazuję tego, aby straszyć, ale żeby uświadomić i przestrzec.

Obowiązek przeglądu danych osobowych

Zajmijmy się obowiązkiem przeglądu danych, ponieważ czas na to mija co roku 31 grudnia.

Od 4 maja 2019r. obowiązuje nowy przepis dodany do ustawy o ZFŚS. Jest to art. 8 ust. 1d, który obliguje pracodawcę do dokonania przeglądu danych osobowych, które zgromadził w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości.

Pracodawca gromadzi m.in. oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej oraz może żądać różnego rodzaju zaświadczeń i oświadczeń w zakresie potwierdzenia danych zawartych w oświadczeniu. Zaświadczenia i oświadczenia mogą dotyczyć sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

 

 

Pracodawca ma obowiązek przeglądać zgromadzone dane nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

Ustawa o ZFŚS nakłada również kolejny obowiązek, czyli usunięcia danych osobowych, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w art. 8 ust. 1a i ust. 1c ustawy o ZFŚS.

O co chodzi z art. 8 ust. 1a i ust. 1c?

Art. 8 ust. 1a dotyczy udostępnienia pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w CELU PRZYZNANIA ulgowej usługi i świadczenia oraz DOPŁATY z ZFŚS i USTALENIA ich WYSOKOŚCI. Ale ……. UWAGA, pracodawca nie niszczy dokumentacji od razu po tym jak przyzna świadczenie, a niektórzy tak robią, bojąc się RODO. Myślą, że najlepiej to nic nie przechowywać. Boją się, że nie mogą posiadać dokumentacji. Niektórzy nawet nie pobierają oświadczeń o sytuacji socjalnej ani wniosków od pracowników, bojąc się RODO. Nic gorszego nie można zrobić, ale to długi temat, na odrębny artykuł. Podejmuję go zawsze na każdym szkoleniu.

RODO polega na ochronie danych osobowych, a nie na tym, żeby rozdawać pieniądze ZFŚS beż żadnej dokumentacji. Przestrzegam zwłaszcza jednostki budżetowe (w tym publiczne placówki oświatowe). Pieniądze ZFŚS w tych jednostkach są pieniędzmi PUBLICZNYMI. Zatem tym bardziej należy dbać o dokumentację do celów dowodowych, aby wykazać, że pieniądze były właściwie rozdysponowane.

Podczas szkoleń i webinariów (na które serdecznie zapraszam) pokazuję krok po kroku w jaki sposób prawidłowo wydatkować środki ZFŚS.

 

 

Przyjrzyjmy się art. 8 ust. 1c – nowość od 2019r.  Mówi on o tym, że pracodawca przetwarza dane osobowe, (które zgromadził w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości), przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Zwracam uwagę na ostatnią cześć zdania, tj., pracodawca przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Co to jest „okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń”?

Występują okresy ochrony praw lub roszczeń i pracodawca nie może zniszczyć pewnej dokumentacji przez ten czas. Te okresy są różne dla różnych spraw.

Na przykład:

• jeśli pracodawca przyznał pożyczkę mieszkaniową, a pożyczkobiorca (lub poręczyciele) jeszcze jej nie spłacili, albo trwa windykacja należności, to nie możemy usunąć dokumentów dotyczących pożyczki aż do czasu zakończenia dochodzenia spłaty.
• roszczenia może mieć do pracodawcy np. organ skarbowy w zakresie zobowiązań podatkowych przez 5 lat – liczonych zgodnie z przepisami podatkowymi. Pracodawca, jako płatnik podatku, powinien dysponować dokumentami, dzięki którym udowodni słuszność swojego postępowania w zakresie zapłaty zaliczki na podatek. Na przykład, jeśli przyznał zapomogę w związku z długotrwałą chorobą, to musi posiadać stosowne dokumenty. Na dokumentację składają się w szczególności: wniosek, oświadczenie o sytuacji socjalnej beneficjenta oraz zaświadczenie lekarskie o długotrwałej chorobie. To jest konieczne, aby udowodnić, że słusznie zastosowano zwolnienie od podatku. Przypominam, że w zaświadczeniu lekarz nie powinien podawać nazwy konkretnej choroby, to byłoby zbyt wiele informacji.

 

 

Czy możemy usunąć w ciągu roku oświadczenia dotyczące sytuacji socjalnej i wnioski?

Niektóre dokumenty przechowujemy aż do czasu, kiedy minie okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Na przykład przechowujemy je 5 lat od roku, w którym był wymagalny podatek. Moim zdaniem do takich dokumentów należą w szczególności:

• oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej,
• wnioski o wypłatę świadczenia,
• dokumenty niezbędne do zastosowania ulgi podatkowej jak np. zaświadczenie lekarza o długotrwałej chorobie,
• różne dokumenty potwierdzające zasadność przyznania zapomogi losowej,
• dokumenty potwierdzające, że dziecko korzystało z wypoczynku np. w formie kolonii zorganizowanej przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
• inne niezbędne dokumenty na podstawie których pracodawca przyznaje konkretne rodzaje świadczeń.

Które dokumenty, konkretnie, należy usunąć?

Moim zdaniem, pracodawca usuwa te dokumenty, których nie powinien nigdy gromadzić, na przykład:

• karty ze szpitala,
• wyniki badań lekarskich (EKG, badania krwi i inne),
• faktury z apteki,
• kopie aktów zgonu,
• kserokopie aktów urodzenia się dzieci,
• kopie deklaracji PIT,
• inne dokumenty, które nie są konieczne do przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, a zawierają za dużo danych osobowych.

Pracodawca nie powinien ich żądać, ale skoro znalazły się w dokumentacji, to moim zdaniem powinien je usunąć.

Uważam, że powinien również usunąć z archiwum lub składnicy akt stare dokumenty z ZFŚS, które nie są podstawą do dochodzenia praw lub roszczeń, a ich okres przechowywania minął. Trzeba przeprowadzić brakowanie akt. Dokonuje tego odpowiednia osoba zajmująca się sprawami archiwizacji.

Czy zapis o przeglądzie danych osobowych musi być w regulaminie?

Nie, nie ma obowiązku ujmowania w regulaminie ZFŚS zapisu dotyczącego przeglądu danych. Ustawa tego nie narzuca. Jednak trzeba pamiętać, aby ten obowiązek wykonywać co najmniej raz w roku kalendarzowym. Ustawodawca nie określił, kiedy dokładnie w ciągu roku powinniśmy dokonać tej czynności. Zatem pracodawca może jej dokonać w dogodnym dla siebie terminie. Wybór terminu należy do pracodawcy.

Jeśli pracodawca będzie chciał taki zapis umieścić w regulaminie, może to zrobić. Może nawet określić konkretny termin przeglądu danych, ale wówczas musi pamiętać, żeby stosować się do zapisów regulaminu. Regulamin jest źródłem prawa w zakładzie pracy, a prawo należy przestrzegać.  

 

 

Czy potrzebny jest raport z przeprowadzenia czynności przeglądania dokumentacji?

Ustawa o ZFŚS nie wspomina o konieczności posiadania raportu/protokołu z przeprowadzenia czynności przeglądu danych osobowych. Jednak do celów dowodowych warto go mieć. Warto sporządzić protokół, w którym będzie informacja o tym kto i kiedy dokonał czynności przeglądu danych osobowych. Warto w nim również wspomnieć czy i jakie dane zostały usunięte – jeśli była potrzeba usunięcia danych (np. wyniki badań lekarskich). Ten protokół będzie przydatny do celów dowodowych przed organami kontroli, aby udowodnić, że obowiązek z art. 8 ust. 1d został wypełniony w danym roku.

Kto ma obowiązek przeprowadzenia przeglądu danych w szkole? Dyrektor, komisja socjalna, czy księgowość?

Obowiązek ma pracodawca (czyli Dyrektor), lub osoba, która w jego imieniu jest upoważniona do dokonywania konkretnych czynności. Zależy to od indywidualnych ustaleń i upoważnień w każdym zakładzie pracy.

Na zakończenie przedstawię fragmenty opinii Urzędu Ochrony Danych Osobowych, (całość opublikowano 06 lutego 2020r. na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1360)

„Pracodawca musi co najmniej raz w roku sprawdzić, jakie dane przetwarza (…)

Prezes UODO wskazuje, że RODO wymaga nieprzerwanego, ciągłego, prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych. Nie wystarczy więc dokonać jednorazowego przeglądu danych w istniejących zasobach. Przepisy te nakazują pracodawcy usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne, jest ściśle związane z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO), tj. przyznawanie świadczeń socjalno-bytowych w ramach działania Funduszu.

W praktyce oznacza to, że zarówno w podmiotach publicznych, jak i niepublicznych, pracodawcy prowadzący ZFŚS muszą dokonywać corocznych przeglądów, aby zweryfikować, czy przetwarzają jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Co ważne, przegląd dotyczy całości dokumentacji.

Pracodawca nie może zapomnieć o archiwizacji, jeśli dotyczy go ten wymóg

W przypadku pracodawcy będącego podmiotem publicznym, który zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji, istotne znaczenie przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ZFŚS będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Oznacza to, że jeżeli dokumentacji z działania Funduszu zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których prowadzony jest Fundusz będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Wówczas nie można ich zniszczyć aż do czasu, kiedy będą one podlegały brakowaniu. Zatem podmioty publiczne będą realizowały zarówno cele związane z ochroną danych osobowych w ramach działania Funduszu, jak i cele archiwizacyjne.

Odnosząc się natomiast do pracodawców działających jako podmioty prywatne, będą oni realizować jedynie obowiązki wynikające z ustawy o ZFŚS. Zgodnie z zasadą celowości pracodawcy mający status podmiotu prywatnego są zobowiązani dokonywać minimum raz w roku przeglądu danych osobowych oraz usuwać te dane, które dla celów związanych z prowadzeniem Funduszu są zbędne„.

 

 

Źródła:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2021r. poz. 746)
2. Ustawa z dnia 4 z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021r. poz. 1128 z późniejszymi zmianami).
3. Portal Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Jeśli pracodawca prowadzi ZFŚS, dotyczy go także RODO https://uodo.gov.pl/pl/138/1360 z dnia 06.02.2020r.

Ważne:

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

Jeśli wpis Ci się podobał i wniósł dla Ciebie wartość, udostępnij go, aby i inni otrzymali informację o przeglądzie danych w ZFŚS i zdążyli przed ewentualną kontrolą.

Ważne:

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.

 

Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia praktycznego jej autora i jest aktualna w chwili jej publikacji. Podane w niej informacje, zaproponowane rozwiązania i wskazówki dotyczą sytuacji typowych. Wskazane propozycje mogą wymagać dodatkowych konsultacji, w celu dostosowania do wewnętrznej sytuacji w zakładzie pracy. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autor oraz wydawca nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w niniejszej publikacji wskazówek, przykładów i informacji do indywidualnych, nietypowych przypadków. Informacje zawarte w niniejszej publikacji nie mają charakteru porady czy opinii prawnej. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny.