Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) tworzony jest z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Na początku roku pracodawca dokonuje odpisu na ZFŚS według planowanego (szacunkowego) zatrudnienia, a w końcu roku odpis koryguje w oparciu o faktyczne zatrudnienie.
Obowiązkowa korekta odpisu powinna być dokonana w terminie do 31 grudnia każdego roku, w poniższym wpisie pokazuję jak jej dokonać. 

Obowiązkowa korekta odpisu na ZFŚS – jak ją zrobić?

Odpis – jaka to kwota?

Wiele zależy od tego z jakim rodzajem pracodawcy mamy do czynienia. Ustalanie wysokości odpisu odbywa się według różnych zasad u różnych pracodawców. Na przykład w firmach prywatnych istnieje możliwość ustalenia dowolnej kwoty odpisu (oczywiście po spełnieniu ustawowych warunków). W jednostkach budżetowych, kwota odpisu ustalana jest o wytyczne zawarte w ustawie o ZFŚS i nie może być od tych wytycznych niższa, ani wyższa. Odpis w publicznych placówkach oświatowych ustalany jest zarówno w oparciu o Kartę Nauczyciela, jak i o ustawę o ZFŚS. Jest to bardziej skomplikowany proces, ponieważ należy rozróżnić odpis na pracowników administracji i obsługi oraz na nauczycieli, jak również odpis na emerytów nauczycieli, który jest obowiązkowy oraz odpis dobrowolny na emerytów administracji lub obsługi. Uczelnie wyższe również mają swoje branżowe przepisy dotyczące odpisu.

Zatem jak widać, mówiąc o odpisie, należy uwzględnić rodzaj pracodawcy, ponieważ u każdego odpis może wyglądać inaczej, ze względu na specyfikę i przepisy szczególne, które w różny sposób traktują różnych pracodawców.

Zanim przejdę do korekty odpisu informuję, że jeśli interesują Państwa odpowiedzi między innymi na następujące pytania:

• jaka jest wysokość odpisu na ZFŚS w 2025 roku dla pracowników administracji i obsługi?
• jaka jest wysokość odpisu na pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze?
• jaki jest odpis na pracowników młodocianych?
• jak liczymy odpis na emeryta nauczyciela?
• jaka jest wysokość odpisu na nauczyciela?

Zapraszam do zapoznania się z innym moim artykułem na tym blogu na temat odpisu na 2025 rok dostępnym TUTAJ.
Odpis w tym roku już został dokonany, pieniądze przelane, więc pracodawca wie jaka kwota odpisu dotyczy go w tym roku.

Z tego powodu skupię się na zasadach korekty odpisu, zgodnie z tematem tego artykułu.

Gdyby jednak potrzebowali Państwo więcej na temat odpisu i korekty odpisu w 2025 roku, można tę wiedzę znaleźć w mojej książce (e-booku) na temat:

Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2025 roku. Odpowiedzi na pytania w zakresie odpisu udzieliłam również w szkoleniu na temat odpisu na 2025 rok, do którego ww. książka jest przekazywana w cenie szkolenia.
Szczegóły szkolenia TUTAJ.

Jak dokonać korekty odpisu?

Na początku roku pracodawca obliczył odpis wg planowanego zatrudnienia, a na końcu roku (do 31 grudnia) dokonuje korekty obliczonego odpisu wg faktycznego zatrudnienia. W praktyce oznacza to powtórne ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku na podstawie faktycznie dokonanego zatrudnienia i porównanie stanu z wynikami ustalonymi na początku roku. Działania te mają na celu weryfikację, czy wysokość odpisu została ustalona prawidłowo.

Jakie kroki wykonać, aby skorygować odpis?

1. Dokonać powtórnego ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych na podstawie faktycznego zatrudnienia, stosując tą samą metodę statystyczną, która została wybrana na początku roku.
2. Porównać ustalenia z wynikami z początku roku.
3. W przypadku niedoboru lub nadmiaru należy dokonać korekty odpisu, co wiąże się z zapisami w księgach oraz ruchem środków na rachunku bankowym. Jeśli na początku roku dokonano zbyt wysokiego odpisu, pracodawca na koniec roku wycofuje nadpłaconą kwotę. Natomiast, jeśli pracodawca przekazał niewystarczającą ilość środków, wówczas zobowiązany jest niezwłocznie uzupełnić braki – przekazuje brakujące środki na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS.

Warto dać znać o korekcie odpisu znajomym, którzy zajmują się ZFŚS. Może potrzebują tej informacji. Można wysłać do nich ten wpis blogowy.

Odpis kontrolowany jest między innymi przez Państwową Inspekcję Pracy, dlatego warto pamiętać o art. 12a ustawy o ZFŚS, który mówi, że:

„Kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny”.

(więcej…)

Aktualizacja w dniu 21.10.2025 r. (pierwsza publikacja 11.04.2023 r.)

Dzisiaj podejmuję temat komisji socjalnej występującej w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Wpływa do mnie coraz więcej pytań takich jak to:

„Czytałam ostatnio w Internecie artykuł, że komisja socjalna jest nielegalna, niezgodna z prawem i nie powinno jej być, ponieważ ustawa o ZFŚS o niej nawet nie wspomina. Autor nawoływał do tego, aby zlikwidować wszystkie komisje, ponieważ są niezgodne z prawem. Mamy 3500 pracowników i ponad 500 emerytów, jak mamy funkcjonować bez komisji socjalnej? Jakie jest Pani zdanie na temat komisji socjalnej? Czy może ona funkcjonować?”.

Odpowiedź:

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie wspomina o komisji socjalnej, ale to nie znaczy, że każda komisja socjalna jest nielegalna. Wszystko zależy od tego w jaki sposób została powołana i jaką rolę pełni.

Nie dziwię się, że spotykają Państwo różne zdania na temat komisji socjalnej. Ze względu na rozbieżności, na które sama też trafiałam, postanowiłam zgłębić ten temat, dotrzeć do różnych opinii oraz wyroków sądowych. Temat zgłębiłam i w 2019 roku napisałam o tym pierwszą książkę, ponieważ nie było takiej pozycji na rynku, a wiele osób interesuje się tym zagadnieniem. Od tego czasu wiele się zmieniło, więc w 2025 roku zaktualizowałam tę książkę do obecnych przepisów i poszerzyłam o dodatkowe zagadnienia, ponieważ co roku wydawane są nowe interpretacje i wyroki sądowe, dlatego wzbogaciłam tę książkę również o nowości, które w tym czasie się pojawiły.
Z nowym wydaniem tej książki można zapoznać się tutaj.  

(więcej…)