Kiedy zmienić regulamin ZFŚS i jakie są konsekwencje wykrycia błędów podczas kontroli?
Kiedy zmienić regulamin ZFŚS?
Otrzymuję następujące pytania od osób odpowiedzialnych za ZFŚS:
„Kiedy najlepiej zabrać się za aktualizację regulaminu ZFŚS, czy na początku roku, czy można już w wakacje?”
„Jakie są konsekwencje wykrycia błędów w regulaminie podczas kontroli?”Wiedzą Państwo, że mają w regulaminie zapisy, które nie są zgodne z przepisami. Co więcej, chcieliby to Państwo zmienić, aby nie narazić się na karę w razie kontroli, ale:
- starsi stażem pracownicy oporują: „po co to zmieniać, skoro zawsze tak było i jest dobrze tak, jak jest”,
- szef jest nowy i nie chce zmieniać regulaminu, bo „nie ma co denerwować pracowników, skoro i tak jest napięta atmosfera w pracy”,
- roszczeniowa załoga nie chce się zgodzić na niektóre zapisy, bo zmiana mogłaby spowodować zmniejszenie wysokości świadczeń dla niektórych osób (nikt nie myśli o tych, którzy otrzymają więcej dzięki danej zmianie),
- pracownik odpowiedzialny za ZFŚS nie ma czasu wprowadzać zmian w obszernym regulaminie, bo nikt mu za to nie zapłaci,
- związki zawodowe nie chcą zmian,
- osoba odpowiedzialna za ZFŚS odchodzi już na emeryturę i nie chce robić rewolucji na koniec swojej pracy,
- itp.
W ten sposób skarżą się Państwo, że przez kolejny rok regulamin pozostaje bez zmian. Natomiast organy kontroli, które nie kontrolowały Państwa jednostki/firmy do tej pory, to dla odmiany mogą się pojawić.
Wiadomo, że doświadczony inspektor kontroli dobrze wie, gdzie szukać błędów. Jeśli w regulaminie są zapisy niezgodne z przepisami, to z pewnością je odkryje.
Jakie mogą być konsekwencje wykrycia błędnych zapisów?
To zależy od rodzaju błędu i od tego, jaki organ daną kontrolę przeprowadza, ale najczęściej spotyka się na przykład:
- karę finansową dla pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej w imieniu pracodawcy za sprawy ZFŚS,
- konieczność odprowadzenia składek do ZUS na przykład za parę lat wstecz (zwykle są to spore kwoty),
- konieczność zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych wraz z odsetkami,
- karę za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (w sektorze publicznym).
Kiedy najlepiej zabrać się za aktualizację regulaminu ZFŚS?
Zabrać do pracy można się od razu, gdy dowiemy się, że mamy błąd, ponieważ procedura aktualizacji regulaminu w niektórych przypadkach może być długa. Przygotowanie projektu zmiany regulaminu czasami wymaga różnych przemyśleń oraz konsultacji.
Gdy mamy już projekt zmiany regulaminu, należy go uzgodnić ze związkami zawodowymi, co w niektórych przypadkach trwa dosyć długo, a zdarza się, że ciągnie się miesiącami tam, gdzie np. związki mają wspólne stanowisko, ale inne niż pracodawca. W przypadku, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, projekt zmiany regulaminu należy uzgodnić z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Natomiast wybór momentu wprowadzenia zmian w regulaminie jest poważną decyzją, ponieważ należy wziąć pod uwagę różne okoliczności, na przykład rodzaj błędu. Regulamin można aktualizować w dowolnym momencie roku kalendarzowego, chyba że Państwa obecny regulamin stanowi inaczej. Bardzo dobrym momentem jest początek roku kalendarzowego.
Teraz jest dobry czas na to, żeby przygotować sobie nowe zapisy, uzgodnić je z odpowiednimi osobami i wprowadzić w życie na przykład od nowego roku szkolnego lub kalendarzowego.
W zależności od rodzaju zakładu pracy regulamin musi zawierać odpowiednie zapisy i musi być zgodny w szczególności z przepisami takimi jak:
-
ustawa o ZFŚS,
-
Karta Nauczyciela,
-
inne szczególne przepisy dotyczące niektórych pracodawców, na przykład uczelni wyższych lub służb mundurowych.
Jeśli potrzebują państwo wsparcia w zakresie ZFŚS, zapraszam na moje szkolenia, których szczegóły znajdą Państwo pod adresem: https://www.kursy.aserto.edu.pl/.
Z wakacyjnymi pozdrowieniami,
Joanna Krystyna Robak
___________________________
Ważne:
Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.
Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.
Jeśli chcieliby Państwo być na bieżąco ze sprawami ZFŚS, zapraszam do zapisu do ZFSSlettera (specjalistycznego newslettera na temat ZFŚS): www.zfssedukacja.pl.
Joanna Krystyna Robak
Ekonomista. Ekspert z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Od 1997r. do 2013r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych. W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010r. do 2017r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie.
Od 2009r. uznany i ceniony przez uczestników szkoleń trener z zakresu prawa pracy, kadr i płac, a w szczególności ZFŚS. Posiada ponad 27-letnie doświadczenie w pracy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zwłaszcza w jednostkach budżetowych, w tym w szkołach. Certyfikowany trener i egzaminator wg Standardów Jakości VCC z zakresu kadr i płac.
Autor wielu publikacji oraz książek z zakresu ZFŚS. Autor Akademii ZFŚS oraz ZFSSlettera, największego w Polsce, specjalistycznego newslettera dedykowanego w całości sprawom ZFŚS dostępnego na www.zfssedukacja.pl.
Praktyk.
W 2023 roku uhonorowana prestiżową nagrodą w XIX edycji konkursu Polish Businesswomen Awards w kategorii:
Lider w dziedzinie przekazywania wiedzy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia praktycznego jej autora i jest aktualna w chwili jej publikacji. Podane w niej informacje, zaproponowane rozwiązania i wskazówki dotyczą sytuacji typowych. Wskazane propozycje mogą wymagać dodatkowych konsultacji, w celu dostosowania do wewnętrznej sytuacji w zakładzie pracy. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autor oraz wydawca nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w niniejszej publikacji wskazówek, przykładów i informacji do indywidualnych, nietypowych przypadków. Informacje zawarte w niniejszej publikacji nie mają charakteru porady czy opinii prawnej. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny.
0 komentarzy