Częsty i nieświadomy błąd w ZFŚS generujący poważne problemy i składki do ZUS
Czy nieprawidłowości w ZFŚS mogą powodować wysokie konsekwencje finansowe?
Jakie błędy w regulaminie ZFŚS prowadzą do przykrych, poważnych konsekwencji podczas kontroli?
Zapraszam do zapoznania się z całą treścią niniejszego artykułu. Na końcu podaję, gdzie można bezpłatnie dowiedzieć się więcej o groźnych błędach.
Ponad 96.000 zł składek do ZUS za nieprawidłowości w ZFŚS
Pani Dyrektor szkoły miała kontrolę z ZUS.
Kontrola sprawdzała między innymi Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) i ujawniła nieprawidłowości.
Trzeba zapłacić ponad 96.000 zł składek do ZUS. To problem, zwłaszcza w jednostkach budżetowych, gdzie obowiązuje dyscyplina finansów publicznych.
O co konkretnie poszło?
Poszło o dofinansowanie do wypoczynku w jednakowych kwotach, ale nie był to klasyczny błędny zapis w regulaminie ZFŚS o wypłacie w równych kwotach. To dofinansowanie w jednakowych kwotach nie było tak bezpośrednie, jakby się mogło wydawać.
To było bardziej skomplikowane, ale finalnie doprowadziło do niezachowania art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS – to ten przepis, o którym zawsze Państwu wspominam w kontekście wydatkowania środków.
Pani Dyrektor była świadoma i wiedziała, że kwoty wypłacone z ZFŚS muszą być odpowiednio zróżnicowane. Dlaczego zatem wypłaciła dofinansowanie do wypoczynku w jednakowych kwotach?
Popełniła inny błąd.
Błąd, na który mało kto zwraca uwagę w praktyce.
Zanim wprowadzi się dane rozwiązanie w regulaminie ZFŚS, warto najpierw wyobrazić sobie, jak to będzie funkcjonowało w praktyce i jakie może to spowodować sytuacje.
Pani dyrektor miała 3 tzw. progi dochodowe i oświadczenie o tzw. dochodach w formie „widełkowej”.
UWAGA:
Nie o liczbę progów w tym przypadku chodzi, ani nie o „widełki same w sobie”.
Ilość progów i „widełki” należy dostosować do danej sytuacji u danego pracodawcy.
Na szkoleniach pokazuję jak sobie to odpowiednio ułożyć.
W czym problem?
Progi były źle skonstruowane, niedostosowane do sytuacji, jaka miała miejsce wśród beneficjentów ZFŚS w tej szkole.
Kontrola wykazała, że praktycznie wszyscy składający oświadczenie, zadeklarowali jednakową sytuację socjalną (wszyscy mieli dochód mieszczący się w trzecim progu), a zatem zgodnie z regulaminem ZFŚS dostali dofinansowanie w takiej samej kwocie.
W związku z tym ZUS wydał decyzję o składkach (zarówno tych po stronie pracownika, jak i tych płaconych po stronie pracodawcy).
Nie pomogło tłumaczenie, że sytuacja socjalna była badana.
Środkami ZFŚS gospodaruje pracodawca zgodnie z regulaminem, ale gospodarowanie środkami nie może prowadzić do wypłaty świadczeń w jednakowych kwotach.
Zatem ważne jest nie tylko samo badanie sytuacji socjalnej, ale sposób, w jaki zostało ono ułożone i przeprowadzone oraz cel, do jakiego ma to badanie doprowadzić. A ma doprowadzić do wypłaty świadczeń w ODPOWIEDNIO zróżnicowanych kwotach.
Jeśli badanie sytuacji socjalnej prowadzi do rozdawania pieniędzy w jednakowych kwotach dla wszystkich beneficjentów, to istota ZFŚS nie jest zachowana i nie jest zachowany art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS.
DODATKOWA WAŻNA RZECZ:
Sprawa dotyczy jednostki budżetowej, która musi znaleźć środki na te dodatkowe składki do ZUS, do których zapłaty nie powinno w praktyce dojść, ponieważ jak wiadomo, dofinansowanie ze środków ZFŚS jest zwolnione ze składek do ZUS – ale pod warunkiem, że te środki są wypłacone zgodnie z ustawą o ZFŚS.
CO WAŻNE – składek do ZUS nie można zapłacić z konta ZFŚS.
Czy będzie rozpatrywane to w kontekście dyscypliny finansów publicznych? To się dopiero okaże, ponieważ sprawa jest w toku.
Przypominam, że nie ma znaczenia, że pieniądze zostały wypłacone z konta ZFŚS. Jeśli zostały wypłacone nieprawidłowo, to ZUS ma prawo domagać się składek (wszystkich składek).
Dlatego zawsze przestrzegam, że trzeba sobie dobrze na początku wszystko ułożyć, aby potem nie było problemów z żadną kontrolą.
Jeśli chcą Państwo uniknąć konsekwencji z tytułu możliwych nieprawidłowości w ZFŚS, zapraszam do zapisu na BEZPŁATNY webinar na temat błędów w ZFŚS i ich konsekwencji. Błędy w ZFŚS to poważna sprawa, ponieważ niestety można załapać się na różnego rodzaju kary finansowe.
Szczegóły oraz możliwość zapisu na bezpłatne szkolenie webinarowe znajdują się pod tym LINKIEM.
http://www.aserto.edu.pl/webinar-zfss-blog
Z pozdrowieniami,
Joanna Krystyna Robak
___________________________
Ważne:
Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.
Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.
Jeśli chcieliby Państwo być na bieżąco ze sprawami ZFŚS, zapraszam do zapisu do ZFSSlettera (specjalistycznego newslettera na temat ZFŚS): www.zfssletter.pl.
Joanna Krystyna Robak
Ekonomista. Ekspert z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Od 1997r. do 2013r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych. W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010r. do 2017r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie, Wyższej Szkoły Nauk o Zdrowiu oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie.
Od 2009r. uznany i ceniony przez uczestników szkoleń trener z zakresu prawa pracy, kadr i płac, a w szczególności ZFŚS. Posiada ponad 28-letnie doświadczenie w pracy z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zwłaszcza w jednostkach budżetowych, w tym w szkołach. Certyfikowany trener i egzaminator wg Standardów Jakości VCC z zakresu kadr i płac.
Autor wielu publikacji oraz kilkunastu książek na temat ZFŚS. Autor Akademii ZFŚS oraz ZFSSlettera, największe
Praktyk.
Dzięki opiniom klientów:
Uhonorowana prestiżową nagrodą w XIX edycji konkursu Polish Businesswomen Awards w kategorii:
Lider w dziedzinie przekazywania wiedzy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Zdobywca 1 miejsca w Nowym Sączu w konkursie Orły Edukacji.
Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia praktycznego jej autora i jest aktualna w chwili jej publikacji. Podane w niej informacje, zaproponowane rozwiązania i wskazówki dotyczą sytuacji typowych. Wskazane propozycje mogą wymagać dodatkowych konsultacji, w celu dostosowania do wewnętrznej sytuacji w zakładzie pracy. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autor oraz wydawca nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w niniejszej publikacji wskazówek, przykładów i informacji do indywidualnych, nietypowych przypadków. Informacje zawarte w niniejszej publikacji nie mają charakteru porady czy opinii prawnej. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny.
0 komentarzy