Zbliża się koniec roku kalendarzowego, który wiąże się z kilkoma elementami, które pracowa musi wykonać.
We wpisie zostanie poruszony temat 3 obowiązków pracodawcy, które mogą generować kary finansowe. 

3 obowiązki pracodawcy generujące kary finansowe

3 elementy warte przypomnienia:

1. obowiązkowy przegląd danych
2. obowiązek usunięcia zbędnych danych do 31 grudnia br.
3. korekta odpisu, z terminem również do 31 grudnia br.

Coroczny przegląd danych oraz usuwanie zbędnych danych

Pracodawca prowadzący ZFŚS ma obowiązek corocznego przeglądania danych oraz usuwania danych, które już nie są potrzebne do celów wymienionych w ustawie o ZFŚS.

Przypominam o tym obowiązku co jakiś czas, ponieważ zdarza się, że niektórzy zostawiają go na koniec roku i mają problem z ich wykonaniem, zwłaszcza z usunięciem zbędnych danych.

Najgorzej, gdy odłożą dokonanie tych czynności na koniec roku i zapomną. Niedokonanie przeglądu danych lub brak usunięcia zbędnych danych naraża pracodawcę, lub osobę działająca w imieniu pracodawcy na karę grzywny wymierzoną przez Państwową Inspekcję Pracy. Mówi o tym art. 12a ustawy o ZFŚS.

Kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny.

Karę grzywny płaci z własnej kieszeni osoba odpowiedzialna za niewykonanie przepisów ustawy o ZFŚS.

Mam nadzieję, że już wszyscy Państwo dokonali tych czynności w tym roku, ale gdyby nie, to teraz jest ostatnia chwila na przegląd danych i usunięcie tych danych, które były nadmiarowe na przykład karty ze szpitala czy wyniki badań, jeśli ktoś je przypadkiem gromadził (nie można takich danych pobierać) – na szkoleniach podaję Państwu sposoby, jak działać prawidłowo.

Niektórzy pracodawcy, jak na przykład jednostki budżetowe mają nieco trudniejszą sytuację, ponieważ obowiązek usunięcia danych dotyczy też danych zalegających zbyt długo w archiwum lub składnicy akt, z tego powodu zawsze zalecam Państwu zabierać się za czynności przeglądu i usuwania danych na początku roku lub najpóźniej w jego połowie, ponieważ procedura brakowania akt wymaga uzyskania zgody dyrektora właściwego Archiwum Państwowego, co przedłuża czynności usunięcia danych.

Ten temat już był przeze mnie poruszany we wpisie.

Obowiązkowa korekta odpisu na ZFŚS – termin do 31 grudnia

Na koniec roku kalendarzowego pracodawca musi dokonać ostatecznej korekty wysokości odpisu na ZFŚS zgodnie z faktyczną liczbą zatrudnionych pracowników. W ciągu roku odpisy były dokonywane na podstawie planowanej, szacunkowej liczby zatrudnienia, dlatego na końcu roku, gdy znana jest już rzeczywista liczba zatrudnionych, konieczne jest dokonanie ponownych obliczeń, z tą różnicą, że zamiast planowanej liczby pracowników, bierze się pod uwagę faktyczną liczbę zatrudnionych w ciągu roku.

W przypadku niedoboru lub nadmiaru środków pracodawca zobowiązany jest do korekty odpisu. W sytuacji, gdy na początku roku dokonano zbyt wysokiego odpisu, pracodawca na koniec roku wycofuje nadpłaconą kwotę. Natomiast, jeśli przekazano niewystarczającą ilość środków, pracodawca zobowiązany jest niezwłocznie uzupełnić braki poprzez przekazanie brakujących środków na wyodrębnione konto funduszu.
Więcej na ten temat piszę również tutaj.

PREMIERA mojej najnowszej książki (e-booka):

„Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Zasady przyznawania wybranych świadczeń i opodatkowanie”

Jest to wydanie 5, rozszerzone i zaktualizowane.

Pierwszy raz wydałam tę książkę w 2020 roku, następie zaktualizowałam ją w 2022 roku, a obecna książka po aktualizacji z grudnia 2024 roku jest bardziej rozbudowana, mimo że usunęłam nieaktualne już rzeczy, ale za to dodałam wiele nowych zapisów i odpowiedziałam na nowe pytania.

Z okazji PREMIERY przewidziałam PROMOCJĘ na tę książkę i można ją nabyć w cenie 48% niższej niż cena regularna.

Promocja jest ograniczona czasowo, tj. do 20 grudnia br.

Szczegóły oraz spis treści znajdują się na stronie.

Z pozdrowieniami,

Joanna Krystyna Robak

___________________________

Ważne:

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.